Astfel, dintre toate proiectele ce se realizeaza in lume:
n 31% sunt oprite inainte de a se termina
n 53% din proiecte sunt finalizate, insa:
- Costurile sunt depasite, in medie, cu 189 %
- Timpul este depasit, in medie, cu 222 %
n 16% sunt finalizate, in timp, in buget si atingandu-si scopul. (Sursa: Standish Group International, www.standishgroup.com.)
Concluzia este ca dintre toate proiectele realizate in lume, doar 16% putem spune ca au fost succese si sau incadrat in scop, timp si buget.
Acest studiu se realizeaza de cativa ani, insa datele nu s-au schimbat in timp, ici-colo unul sau doua procente in plus.
In cele ce urmeaza mi-am propus sa analizez trei mari cauze ale derapajelor proiectelor si sa discutam despre solutii pentru echipa de management de proiect. De aceea am lasat la o parte cauze pe care nu le putem modifica sau influenta: hotararea de a stopa proiectul a fost luata la nivel superior, a aparut un proiect similar care a facut din proiectul meu unul inutil etc.
Am ales trei cauze din perioada de inceput a proiectului si pot spune cu mana pe inima ca sunt si cele mai aprins discutate ii trainingurile noastre de management de proiect cu cei peste 2.000 de participanti. Daca veti reusi sa abordati cu succes aceste trei provocari din faza de studiu, va veti creste rata de succes in propriile proiecte, reusind sa va incadrati in timp, buget si scop.
1. Ambitii nerealiste in echipa de proiect
Cred ca nu a fost proiect in care sa fiu implicat si in faza de inceput sa nu se manifeste acest optimism exagerat si ambitii ce nu se pot sustine in conditiile bugetului alocat. Marea problema este ca optimismul exagerat costa. Un exemplu: oamenii de IT din echipa de proiect isi doresc o solutie state of the art super-flexibila si care sa poata sa faca aproape orice. Aceste ambitii ar ridica costurile solutiei mult peste bugetul alocat. De cealalta parte, oamenii din departamentele de business: marketing, vanzari etc. isi doresc o solutie care sa fie simpla, sa le rezolve problemele si sa ii ajute sa valorifice oportunitati. In acest caz daca inca de la bun inceput nu ajustam ambitiile celor din IT, ne vom confrunta in fazele ulterioare cu depasire de timp, costuri si conflicte si stres. Daca nu ii aducem pe cei din echipa de proiect la acelasi nivel al ambitiilor, vom genera rework. Adica va trebui sa reluam si sa relucram parti din proiect. Aceasta, pe langa costuri, va atrage si conflicte in echipa. Rata mondiala de rework este undeva la 30% in proiecte si de aceea e critica intelegerea cauzelor sale si a solutiilor.
Neajustarea ambitiilor inca din faza de studiu poate pune in pericol intreg proiectul. Oricum va genera sigur costuri si timp pierdut.
In general managerii de proiect nu ajusteaza de la inceput ambitiile din doua ratiuni:
1) spun ca este prea devreme si ca se vor ajusta in timp
2) ca nu e rau ca oamenii sa viseze
Ambitiile legate de un proiect tin de fiecare din tre noi si sunt invizibile. Managerul de proiect trebuie sa aiba grija sa le aduca la lumina si daca nu sunt in acord cu bugetul, sa aiba grija sa le ajusteze. Cel mai bine ar fi sa ii aduca pe membrii echipei sa perceapa singuri decalajele dintre ce ne dorim si ce putem.
2. Lipsa de aliniere a sponsorilor proiectului si a echipei
De cele mai multe ori in faza de inceput a proiectului, managementul nu are aceiasi viziune in ceea ce priveste obiectivele proiectului, prioritatile, precum si valoarea pe care trebuie sa o aduca pentru companie. Toata lumea e entuziasta si aparent angajata in proiect. Lipsa de aliniere a top managementului va conduce ulterior la cereri tarzii si la modificari pe parcurs care ne vor costa timp si bani. Totodata este una din sursele principale de rework.
Nealinierea echipei de management poate fi rezolvata cel mai eficient prin intermediul unui workshop de cateva ore in care sa se discute deschis obiectivele, oportunitatile si amenintarile pentru proiect. Aceasta intalnire trebuie facilitata, condusa, pentru ca doar astfel isi va atinge obiectivele.
De aceea, mai ales in proiectele importante, este critica organizarea la inceputul proiectului a unui workshop cu sponsorii proiectului.
3. Echipa nu are viziunea proiectului - "pilotajul orb"
Pentru a descrie aceasta situatie foarte des intalnita in proiecte as folosi o comparatie: una este sa ii spui unei echipe noi trebuie sa cioplim pietre, si altceva sa ii spui noi cioplim o piatra pentru o biserica dar viziunea o poti da in momentul in care spui ca cioplim pietre pentru a construi cea mai frumoasa biserica din Romania.
De multe ori echipelor le lipseste exact viziunea. Cum ne afecteaza acest lucru? In primul rand, echipa de proiect trebuie sa inteleaga care este prioritatea in proiect: este timpul, costul sau valoarea de business pe care o aduce proiectul.
Desigur ca toate trei sunt importante, insa intotdeauna exista o prioritate pe care trebuie sa o cunoasca si echipa de proiect, pentru ca ii va afecta deciziile. Foarte multe decizii sunt afectate de aceasta lipsa de viziune.
In afirmatia construim cea mai frumoasa biserica identificam si prioritatea: scopul proiectului sau valoarea pe care o aduce. De aceea, daca va fi nevoie, vom sacrifica si costuri si poate si timp pentru a realiza viziunea. In lipsa viziunii, echipele de proiect sunt mai putin motivate, iar calitatea deciziilor este slaba, iar aceasta costa si ne afecteaza direct.
De aceea, daca sunteti sponsor in proiect, trebuie sa faceti toate demersurile pentru ca echipa sa inteleaga viziunea, iar daca sunteti in echipa de proiect trebuie sa provocati sponsorii proiectului sa o clarifice. Acest lucru va contribui semnificativ la succesul viitorului dumneavoastra proiect.
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
