Pe măsură ce lumea se mobilizează pentru a limita impactul coronavirusului, implicaţiile pe termen lung rămân neclare. Cu toate acestea, un lucru este sigur: criza COVID-19 subliniază nevoia ca întreprinderile şi societatea să fie rezistente şi pregătite - calităţi care vor fi necesare mult timp după restabilirea sănătăţii publice.
„Cei mai puternici lideri se ocupă prompt de problemele pe termen scurt, acţionând rapid pentru a-şi proteja angajaţii, clienţii si afacerile - în timp ce anticipează revenirea eventuală. Întrucât doar o a patra parte dintre companii sunt pregătite pentru astfel de şocuri externe precum Coronavirus, potrivit sondajelor Boston Consulting Group, merită să încercaţi să învăţaţi de la aceştia pentru a răspunde unui context care continua sa se deruleze rapid", a spus Bogdan Belciu, Partner BCG.
BCG a identificat şapte direcţii de acţiune in acest context:
1. Comunicaţi clar şi frecvent
2. Înfiinţaţi o echipă de gestionare a crizelor
3. Înţelegeţi şi răspundeţi la noile cerinţe ale clienţilor, prezervaţi lanţurile de aprovizionare
4. Evaluaţi riscul de exploatare, implicaţiile asupra fluxului de numerar şi a performanţei afacerii
5. Fiţi parte din soluţie
6. Utilizaţi principiile de rezistenţă
7. Pregătiţi-vă acum pentru următoarea criză.
1. Comunicaţi clar şi frecvent
Evenimentele se desfăşoară cu o viteză uluitoare, si există atât de multe informaţii şi comentarii disponibile din multiple surse si pe toate canalele media încât liderii ar putea concluziona în mod rezonabil că angajaţii nu au nevoie de nimic suplimentar. Din experienţa noastră, crearea şi diseminarea in mod regulat, pe scară largă a unui rezumat bazat pe fapte şi implicaţii, o „cea mai bună viziune actuală”, este foarte important pentru a evita timp pierdut dezbătând care este realitatea sau, mai rău, făcând presupuneri diferite despre acestei realităţi. De asemenea, ar trebui să comunicăm şi să explicăm politicile noastre în mod regulat şi precis în ceea ce priveşte călătoriile, munca la distanţă etc., astfel încât angajaţii noştri să înţeleagă foarte bine ce trebuie să facă. Este important să evitaţi trimiterea de semnale mixte. Firmele ar trebui sa comunice în mod clar şi frecvent atât intern, cât şi extern, cu furnizorii şi clienţii, pentru a minimiza dezinformarea şi a preveni paralizia organizaţională. În plus, este bine să aveţi o persoană „accesibilă” pe care oricine o poate contacta cu întrebările „ce şi dacă”.
2. Înfiinţează o echipă de gestionare a crizelor
Feriţi-vă de birocraţia corporativă si acţionaţi agil. Problemele controversate si sensibile vor atrage atenţia conducerii, departamentelor de afaceri corporative, juridic, de managementului riscurilor şi o mulţime de alte funcţii. Fiecare va avea sugestii cu privire la modul de optimizare a comunicaţiilor, conducând la o perspectivă foarte generala sau conservatoare şi la un proces lent şi greoi. Merită să creaţi o echipă mică, dar diversă, de încredere şi să le oferiţi suficientă libertate pentru a lua decizii tactice rapide. Feriţi-va să trataţi criza într-un mod unidimensional - ca o problemă financiară sau logistică şi adaptaţi echipa dvs. de criză în consecinţă. Echipa de gestionare a crizelor ar trebui înarmată cu puterea de a lua rapid decizii atunci când vine vorba de protejarea oamenilor, de coordonarea cu clienţii şi furnizorii, pentru a decide cât de multe rezerve financiare trebuie eliberate sau când producţia ar trebui să se oprească. Protejaţi oamenii - angajaţii, clienţii şi alte părţi interesate – prin programe de igienă actualizate, inclusiv ghiduri de carantină, pentru a asigura medii sigure. Aceasta înseamnă de asemenea si gândirea unor planuri de lucru flexibile, cum ar fi munca de la distanţă şi alte soluţii de infrastructură.
3. Înţelegeţi şi răspundeţi noilor cerinţe ale clienţilor, prezervaţi lanţurile de aprovizionare
Companiile inteligente se adresează clienţilor şi distribuitorilor pentru a afla unde sunt cele mai mari probleme din cauza crizei şi pentru a înţelege cum le poate adresa. De exemplu, poate fi util – sau chiar necesar – să extindem liniile de credit. Este posibil să fim nevoiţi să ajustam preţurile şi ofertele pentru a ajuta la satisfacerea nevoilor şi dorinţelor consumatorilor noi, cum ar fi stocarea anumitor produse sau concentrarea mai mult asupra livrării la domiciliu in cazul companiilor din domeniul bunurilor de larg consum. Echipele de vânzări trebuie adesea realocate in acest scop. Este importanta identificarea altor modalităţi pentru a stabiliza lanţurile de aprovizionare prin utilizarea stocurilor de siguranţă, a surselor alternative şi colaborarea cu furnizorii pentru rezolvarea blocajelor. În cazul în care nu sunt posibile soluţii rapide, co-dezvoltaţi planuri, puneţi în aplicare soluţii provizorii şi comunicaţi planurile tuturor părţilor interesate.
4. Evaluează riscul de exploatare, implicaţiile asupra fluxurilor de numerar si a performanţei afacerii
Echipele performante determină care dintre operaţiunile companiei sunt sistemice şi critice, şi care sunt opţionale. Primele două au nevoie probabil de planuri de urgenţă, astfel încât acestea să fie protejate în cazul închiderii. Echipele prudente privesc, de asemenea, lichiditatea generală a companiei şi modul în care aceasta se va dezvolta în diferite scenarii. Poate fi înţelept să redirecţionaţi cheltuielile discreţionare de la operaţiunile opţionale către cele critice. Criza este probabil să creeze fluctuaţii imprevizibile: puneţi în aplicare cicluri de raportare rapidă, astfel încât să înţelegeţi in timp real cum este afectată afacerea dvs., unde este necesară intervenţia şi cât de repede îşi revin operaţiunile. O criză nu implică imunitate faţă de gestionarea performanţei şi, mai devreme sau mai târziu, pieţele vor evalua care companiile care au gestionat provocarea in cel mai eficient mod.
5. Fii parte din soluţie
Soluţiile care lucrează pentru o companie dar care neglijează interesele altora vor crea neîncredere şi vor deteriora afacerea pe termen lung; pe de alta parte, sprijinul acordat clienţilor, partenerilor, asistenţei medicale şi sociale într-un moment de adversitate poate crea o imagine pozitiva şi genera încredere in firma dvs. Cele mai bune companii vor lua în mod natural măsuri pentru a ajuta societatea şi a repune economia pe picioare. De exemplu, aceştia pot furniza servicii şi produse (nu doar donaţii monetare) persoanelor afectate. Concentrează-te pe intersecţia dintre nevoile sociale acute şi capacităţile tale specifice - cu alte cuvinte, trăieşte-ţi scopul. Ca exemplu, BCG a demarat proiecte pro-bono pentru a sprijini guvernul provinciei Hubei pentru limitarea impactului epidemiei, precum şi pentru pregătirea pentru o redresare mai rapidă a economiei.
6. Utilizaţi principiile rezistenţei
Eficienţa domneşte într-o lume stabilă, fără surprize, iar această mentalitate este adesea dominantă în unele corporaţii. Dar obiectivul cheie în gestionarea provocărilor dinamice şi imprevizibile este rezistenţa - capacitatea de a supravieţui şi a prospera prin evenimente imprevizibile şi potenţial nefavorabile. Sistemele rezistente au, în general, mai multe caracteristici comune care ar trebui reflectate în răspunsurile la criză. Să enumerăm câteva dintre ele:
- Redundanţă: Accesul la capacitatea de producţie suplimentară, care poate ajuta fluctuaţiile lanţului de aprovizionare. Pe termen scurt, companiile pot caută dincolo de sursele tradiţionale; pe termen lung, redundanţa trebuie inclusa in planurile intrinseci ale companiei.
- Modularitate: sistemele cu un grad mare de integrare pot fi eficiente in condiţii normale, dar sunt vulnerabile in cazul unei avalanşe de efecte adverse sau pot intra chiar in colaps total. În schimb, un sistem modular - unde fabricile, unităţile organizaţionale sau sursele de aprovizionare pot fi combinate în moduri diferite - oferă o rezistenţă mai mare.
- Evolvabilitate: sistemele pot fi construite pentru optimizare şi eficienţă maximă sau pot fi construite pentru evoluţie - îmbunătăţire constantă în lumina noilor oportunităţi, probleme sau informaţii. Răspunsurile la crizele dinamice precum Covid-19 au o valoare foarte mare pentru evoluţia sistemelor operaţionale: nu există un răspuns corect încă, dar prin iteraţii se poate ajunge la soluţii eficiente pe termen lung.
- Prudenţă: nu putem prezice cursul evenimentelor sau impactul lor pentru Covid-19, dar putem prevedea scenarii plauzibile şi putem testa rezistenţa în condiţiile acestor scenarii. Acum când accentul s-a mutat de la limitarea epidemiei Covid-19 in China la prevenirea creării de noi epicentre in alte regiuni, am ajuns la un nou punct de inflexiune. Ar fi prudent ca orice companie să arunce o nouă privire asupra scenariilor posibile şi să dezvolte strategii de urgenţă pentru fiecare scenariu.
7. Pregătiţi-vă acum pentru următoarea criză
Covid-19 nu este o provocare unică. Ar trebui să ne aşteptăm la alte faze ale actualei epidemii şi la alte epidemii în viitor. Această epidemie este o oportunitate de îmbunătăţire: a vedea ce funcţionează şi a se mobiliza în aceste direcţii este probabil cea mai eficientă strategie pe termen scurt. Situaţiile cu evoluţie rapidă expun slăbiciunile organizaţionale existente, precum incapacitatea de a lua decizii dificile sau lipsa unui consens; acestea constituie oportunităţi de îmbunătăţire pe viitor. De exemplu, siguranţa companiilor aeriene este unul dintre cele mai eficiente sisteme globale de învăţare pe care le avem în acest context. De fiecare dată când se întâmplă un incident, de la accidente minore până la accidente tragice care duc la pierderi de vieţi, cauzele principale sunt cercetate în detaliu, în conformitate cu protocoalele convenite, şi se fac recomandări importante. Nu este surprinzător faptul că zborul a devenit una dintre cele mai sigure forme de călătorie, datorită învăţării cumulative şi adaptărilor care au fost generate de catastrofele anterioare. Nu putem prezice cursul evenimentelor sau impactul lor in cazul Covid-19, dar putem să aruncăm o privire nouă asupra scenariilor cele mai grave şi să dezvoltăm strategii contingente pentru viitor.
Pentru a concluziona: pregăteşte-te pentru o lume schimbată
Ar trebui să ne aşteptăm ca aceasta criza Covid-19 să ne schimbe mediul de business şi societatea în mod esenţial. Este de natură să ajute domenii precum cumpărăturile online, educaţia online şi investiţiile în sănătate publică, de exemplu. De asemenea, este probabil să se modifice modul în care companiile îşi configurează lanţurile de aprovizionare şi să consolideze tendinţa de dependenţă de câteva mega-fabrici. Companiile ar trebui să ia în considerare ce trebuie sa schimbe pe termen lung in urma acestei crize.
„Criza Covid-19 ne mai poate ajuta si sa învăţam câteva aspecte specifice care pot avea un impact pozitiv pe termen mediu si lung pentru Romania:
- Modul de lucru flexibil, atât din punct de vedere al programului cat si din punct de vedere al locaţiei, este din ce in ce mai solicitat de angajaţi. Puţine companii au testat alternative pana acum; aceasta criza a „forţat” multe companii sa testeze astfel de moduri de lucru flexibil. Permanentizarea ulterioara a unor astfel de soluţii acolo unde este posibil, adaptat nevoilor specifice ale fiecărei companii, va avea un impact pozitiv asupra angajaţilor si asupra companiilor care implementează astfel de noi moduri de lucru.
- Digitalizarea economiei: modul de lucru la distanta are implicaţii indirecte asupra unor elemente cum ar fi semnătura electronica sau tehnologiile de lucru la distanta (remote working), care pot contribui in mod important la digitalizarea activităţilor – Romania fiind din păcate la coada clasamentelor europene (si chiar globale) din punct de vedere al digitalizării. Si in acest domeniu, criza Covid-19 ne forţează sa adoptam rapid astfel de instrumente, dar care o data testate in criza, pot fi permanentizate contribuind astfel la digitalizarea economiei.
- Creşterea producţiei locale pentru a substitui importurile: limitările impuse de Covid-19 asupra comerţului global creează probleme lanţurilor de aprovizionare pentru multe companii, dar pot constitui o oportunitate de a creste producţia locala pe termen scurt, dar si de a crea o remanenta pe termen mediu si lung, generând astfel mai multa valoare adăugată in Romania.”, a spus Bogdan Belciu, Partner BCG.
