Bogdan Constantinescu nu avea in 2006 experienta in domeniul managementului de documente, dar alaturi de Razvan Costache si in asociere cu trei parteneri britanici, au reusit sa demareze afacerea Penta Doc Pak, cu o investitie initiala de 18.000 de euro.
"Totusi din informatiile pe care le aveam la acel moment, anul 2006, informatii provenite de la prieteni, parteneri de afaceri, diferite articole sau comentarii din presa de business si nu numai, am inteles ca pe masura treceri timpului si a dezvoltarii mediul de afaceri din Romania, acest sector al serviciilor va deveni tot mai atractiv. In plus, partenerii nostri din Marea Britanie dezvoltau deja un serviciu de arhivare specializat si ne-au putut oferi know-how-ul si tehnologia necesare procesului de vacuumare a documentelor, care este foarte diferit de metodele clasice de arhivare", declara Bogdan Constantinescu, asociat si director executiv al firmei Penta Doc Pak.
Firma ofera pachete de servicii complete care includ fondarea, ordonarea si inventarierea documentelor, crearea unei baze de date pe suport digital, servicii de legatorie si vacuumare a documentelor in unitati de arhiva, dar si consultanta arhivistica si, dupa caz, metode legale si sigure de distrugere a documentelor care nu cad sub incidenta legii 16/1996 a Arhivelor Nationale. Aceasta stipuleaza ca persoanele juridice creatoare si detinatoare de documente sunt obligate sa le pastreze in spatii special amenajtate si sa le protejeze impotriva distrugerii, degradarii sustragerii, ori comercializarii in alte conditii decat cele prevazute de lege.
Dupa negocierea termenilor de asociere cu partea britanica, firma a fost infiintata si cei doi asociati au inceput un proces de documentare prin studierea pietei, a legislatiei in vigoare, dar si promovarea firmei pe diverse canale media.
"In paralel am achizitionat o masina speciala de vacuumare - arhivare (reducerea volumului documentelor prin vacuumare in pungi speciale) si consumabilele necesare", isi aminteste Constantinescu.
Cum serviciile oferite de Penta Doc Pak nu necesita un numar mare de furnizori, cei doi asociati au avut avantajul de a coopera cu o firma britanica specializata in astfel de servicii. "In afara de furnizorii de coperti de legatorie, furnizorii de containere si cutii de arhivare si furnizorii de rafturi de arhivare, nu avem mari nevoi in ceea ce priveste furnizorii pentru activitatea curenta a firmei. In plus, partenerii nostri britanici au o experienta de peste zece ani in furnizarea de servicii si produse de ambalare", afirma Constantinescu.
Firma si-a inceput propriu-zis activitatea in 2007, odata cu primele contracte si comenzi, pe care le-au obtinut dupa o perioada de promovare intensa.
"Penta Doc Pak si-a promovat serviciile pana in prezent prin trei canale principale, respectiv prin pliante, flyere, pe internet de pe site-ul firmei si e-mailuri de prezentare si de asemenea prin prezentari directe catre potentialii clienti", declara Bogdan Constantinescu. In ceea ce priveste angajatii, firma lucreaza, in functie de nevoi, cu doi sau trei arhivari si un consultant de specialitate, care intocmeste nomenclatorul si alte documente specifice unei arhive, in conditiile Legii 16/1996 a Arhivelor Nationale. "Arhivarii au fost selectati dintre cei cu experienta in arhivare, respectiv legatorie si selectare, ordonarea documentelor fizice. In ceea ce priveste consultantul, acesta nu este angajat permanent si are studii de specialitate si experienta in domeniu", specifica Constantinescu.
Cum afacerea este foarte la inceput, cifra de afaceri relevanta este doar cea viitoare, din cursul anului 2008. "Pentru anul in curs estimam o cifra de afaceri de 30.000 - 40.000 de euro", spune directorul Penta Doc Pak. In 2007, marja de profit inregistrata in urma activitatilor prestate de firma de arhivare a fost de aproximativ 26%.
Momentan, firma opereaza in Bucuresti si cateva orase apropiate, cum ar fi Ploiesti sau Targoviste, dar evolutia pozitiva din ultimele luni i-a convins pe cei doi asociati si pe partenerii lor britanici sa investeasca in viitor in logistica , pentru a se putea deplasa acolo unde este nevoie de serviciile lor. "Este adevarat ca ni s-au cerut serviciile si in alte localitati, cum ar fi Constanta, Craiova sau Bacau, dar nu le-am putut onora din cauza distantei si a costurilor suplimentare mari datorate relocarii pentru o anumita perioada in alta localitate. Probabil ca pe viitor vom fi in masura sa deschidem si cateva filiale in orasele mari ale tarii", declara Constantinescu. In ceea ce priveste planurile de viitor, cei doi asociati vor sa dezvolte afacerea si sa isi creeze un nume pe piata serviciilor de arhivare din Romania. "Pe termen mediu si lung intentionam sa ne convingem partenerii in vederea realizarii unui centru logistic pentru depozitarea si arhivarea documentelor fizice", spune directorul Penta Doc Pak.
Andreea Mihailescu isi dorea in 2004 sa aiba afacerea ei si cea mai buna solutie i s-a parut o firma care sa ofere servicii de arhivare si legatorie. Astfel a luat nastere firma Prest Travel Services, a carei activitate este chiar arhivarea, in special cea a documentelor generate de agenti economici si in cazul in care exista cereri, firma ofera si spatii de depozitare prin subcontractanti.
"Aveam 32 de ani si nici un pic de experienta in domeniu. Am infiintat firma din dorinta de a face ceva pe cont propriu, un business mic, dar rezistent, durabil, care sa imi permita sa traiesc decent", declara Andreea Mihailescu.
Ea ocupa in cadrul firmei pozitia de administrator si jurist, ceea ce o ajuta in incheierea contractelor comerciale si la desfasurarea activitatii. Inceputul a fost simplu. "Etapele nu au fost multe si nici foarte grele. Am vazut si am cunoscut o persoana care facea acelasi lucru, am vazut ca se poate, mi-a placut ideea si de aici a pornit totul", isi aminteste Andreea Mihailescu.
Investitia initiala a fost si ea destul de mica, avand in vedere ca majoritatea banilor s-au cheltuit pe un calculator, fax si acces la internet. Cu toate ca la inceput nu a fost nevoie de multi bani, cifra de afaceri in primul an de activitate a fost de 500 de milioane de lei vechi, adica aproximativ 14.000 de euro. Anul urmator, cifra de afaceri s-a dublat pana la un miliard de lei vechi, respectiv 27.800 de euro. De atunci, cifra de afaceri a firmei Prest Travel Services a crescut in ritm sustinut, iar directoarea spera ca in urmatorii ani numarul tot mai mare de clienti sa aduca si mai mult profit. Conform datelor furnizate de site-ul Ministerului de Finante, firma a inregistrat in 2006 o cifra de afaceri de 55.100 euro, cu un profit de 20.000 de euro.
"Primul client l-am gasit telefonic si apoi am participat la o discutie in care i-am prezentat oferta noastra. Pentru a ne atrage clienti noi ne-am diversificat mijloacele de promovare, de la trimiterea de oferte prin fax la anunturi in pagini aurii si cele de pe internet. De asemenea, au contat recomandarile primite de la clientii nostri", spune Mihailescu.
Directoarea a reusit sa gaseasca primii angajati tot prin intermediul unor anunturi date in presa, iar daca la inceput firma a functionat cu doar doi angajati, in prezent in cadrul firmei activeaza sapte persoane.
Desi Prest Travel Services are sediul in Timisoara si opereaza prin intermediul filialei din Bucuresti, administratora declara ca firma sa ofera servicii in toata tara in funtie de solicitari si ca exista o disponibilitate de deplasare oriunde in Romania. "Daca ar fi sa aleg din nou cred ca as alege aceeasi afacere, dar ma gandesc mereu la noi oportunitati. Cred ca totul se face cu pasi mici, dar siguri", incheie Mihailescu.
Penta Doc Pak:
Investitia initiala: 18.000 de euro
A fost necesara studierea pietei si a legislatiei in vigoare
Trebuie stabilite relatii cu furnizori de coperti de legatorie, furnizorii de containere si cutii de arhivare si furnizorii de rafturi de arhivare
Firma lucreaza cu doi sau trei arhivari si un consultant de specialitate
Cifra de afaceri estimata pentru primul an de activitate: 30- 40.000 de euro. Marja de profit: aproximativ 26%
Prest Travel Services:
Investitia initiala a fost necesara pentru achizitionarea unui calculator, a unui fax si acces la internet
Cifra de afaceri in 2006: 55.100 de euro
Modalitati de promovare: oferte trimise prin fax, anunturi in pagini aurii si pe internet, recomandarile clientilor
In cadrul firmei activeaza sapte persoane
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
