În contextul economic actual, când statele lumii fac eforturi pentru a combate erodarea bazei impozabile şi migrarea profiturilor, mai mult ca niciodată, preţurile de transfer trebuie fundamentate şi documentate corespunzător, pentru a evita consecinţele negative ale neconformării.
Dacă reprezentaţi o societate multinaţională sau locală care se angajează în tranzacţii cu societăţi afiliate, trebuie să respectaţi regulile privind preţurile de transfer şi cerinţele de documentare specifice. Unul dintre documentele cheie pe care trebuie să-l pregătiţi şi să-l menţineţi actualizat de la an la an este dosarul local al preţurilor de transfer care oferă informaţii detaliate despre tranzacţiile derulate cu societăţi afiliate.
Necesitatea conformării în zona preţurilor de transfer rezultă în primul rând din Codul Fiscal care menţionează că tranzacţiile între persoane afiliate trebuie derulate la valoarea de piaţă. Totodată, există cerinţe formale de documentare a valorii de piaţă a tranzacţiilor cu afiliaţii prin pregătirea dosarului preţurilor de transfer, conform Ordinului 442/2016. În dosarul preţurilor de transfer trebuie incluse informaţii despre grupul din care face parte societatea analizată, despre societatea respectivă, despre modalitatea de derulare a tranzacţiilor cu afiliaţii şi analizele propriu-zise care demonstrează valoarea de piaţă a tranzacţiilor, cum ar fi studiile de comparabilitate sau analizele de preţ specifice.
Un aspect important de care societăţile trebuie să ţină cont atunci cand pregătesc dosarul preţurilor de transfer îl reprezintă termenele de conformare cu cerinţele legale. Aşadar, în funcţie de categoria de contribuabil în care se încadrează societatea, termenele curg de la momentul solicitării dosarului în cadrul unei inspecţii fiscale. Contribuabilii mari au un termen pentru prezentare de 10 zile de la solicitare, iar celelalte tipuri de contribuabili de 30-60 zile de la solicitare, acesta putând fi extins în anumite situaţii.
De asemenea, menţionăm că există praguri de materialitate pentru pregătirea dosarului preţurilor de transfer; acestea fiind stabilite în funcţie de dimensiunea contribuabilului: mare, mijlociu sau mic.
De ce este importantă pregătirea dosarului preţurilor de transfer?
Legislaţia locală prevede că, în cazul în care o societate nu se conformează cu cerinţele formale de documentare, autorităţile fiscale pot impune amenzi sau chiar ajusta valoarea tranzacţiilor intra-grup la valoarea mediană a studiului de comparabilitate pregătit de inspectori. Orice ajustare a preţurilor de transfer se traduce în majorarea bazei de impozitare în România, plus dobânzile şi penalităţile aferente. De asemenea, nu sunt de neglijat prejudiciile de imagine sau de încredere din partea clienţilor / furnizorilor societăţii respective, în cazul unei dispute cu autorităţile fiscale pe tema preţurilor de transfer.
Subliniem că pregătirea dosarului de preţuri de transfer conform cerinţelor legale necesită atenţie şi implicare sporită în mult mai multe arii decât poate părea la o primă vedere. În continuare, vă supunem atenţiei o serie de elemente practice cărora trebuie să le acordaţi atenţia necesară pentru a vă asigura că aveţi un dosar al preţurilor de transfer complet, corect întocmit şi care poate minimiza riscurile fiscale care pot apărea din cauza tranzacţiilor neconforme. Am structurat aceste elemente pe mai multe etape care vă vor ajuta să respectaţi cerinţele locale de documentare a preţurilor de transfer, în concordanţă cu principiul valorii de piaţă: planificare, monitorizare şi documentare propriu-zisă a preţurilor de transfer.
Planificare
Stabilirea sau ajustarea politicii privind preţurile de transfer pentru tranzacţiile intra-grup - primul pas este să revizuiţi tranzacţiile intra-grup pentru anul fiscal relevant şi să identificaţi orice modificări sau tranzacţii noi care vă pot afecta politicile de preţuri de transfer sau rezultatele societăţii. De exemplu, este posibil să fi încheiat noi contracte, să fi modificat termenii existenţi, să fi schimbat funcţiile, activele sau riscurile părţilor. Toate aceste aspecte trebuie fundamentate şi documentate. De asemenea, poate fi necesar să actualizaţi analiza funcţională, analiza de comparabilitate şi analiza economică pentru a reflecta situaţia actuală şi condiţiile pieţei.
Stabilirea bazei de cost a indicatorului de profitabilitate, stabilirea modului de segregare a categoriilor de costuri incluse, stabilirea nivelului marjei de profitabilitate aplicate sunt câteva din elementele pe care o societate care derulează tranzacţii intra-grup trebuie să le determine în mod corespunzător, pentru a se asigura că rezultatele acestor tranzacţii sunt planificate şi calculate corect.
Monitorizare
Monitorizarea permanentă a activităţii operaţionale şi a impactului schimbărilor intervenite în profilul funcţional presupun analizele atente ale modelului operaţional şi ale manierei în care se derulează activitatea în practică pe parcursul anului, coroborate cu monitorizarea constantă a riscurilor care pot apărea. Reţinem, aşadar, nevoia analizei sănătăţii modelului de afaceri şi importanţa analizei de risc ca modalitate de prevenţie în zona preţurilor de transfer.
Ajustările voluntare de profitabilitate, evidenţa diferenţelor dintre costuri bugetate versus costuri efective, activităţile refacturate versus activităţile facturate cu marjă de profitabilitate reprezintă, de asemenea, elemente pe care orice societate trebuie să le monitorizeze constant pentru a se asigura că nu vor apărea distorsiuni în ceea ce priveşte valoarea de piaţă a tranzacţiilor intra-grup.
Documentare propriu-zisă
Conformarea cu cerinţele formale privind pregătirea dosarului preţurilor de transfer - pasul final este ca societatea să pregătească dosarul local al preţurilor de transfer, ceea ce înseamnă să se asigure că dosarul local este complet şi suficient de solid pentru a rezista potenţialelor verificări sau provocări din partea autorităţilor fiscale. Ar trebui ca societăţile să examineze dosarul local pentru orice erori, inconsecvenţe sau lacune care ar putea ridica întrebări sau îndoieli cu privire la conformitatea sau rezultatele preţurilor de transfer. De asemenea, societăţile trebuie să se asigure că dosarul local este susţinut de dovezi suficiente şi relevante, cum ar fi contracte, facturi, rapoarte şi studii. În plus, un aspect important de care trebuie să ţină cont societăţile în procesul de documentare a preţurilor de transfer îl reprezintă disponibilitatea informaţiilor de la societatea afiliată nerezidentă cu care derulează tranzacţii, cum ar fi: informaţii despre baza de cost, marje de profitabilitate aplicate etc. De asemenea, societăţile ar trebui să fie pregătite să furnizeze informaţii suplimentare sau clarificări dacă acestea sunt solicitate de către autorităţile fiscale.
Acordul de preţ în avans (APA) este o alternativă la procesul clasic de documentare a preţurilor de transfer. Astfel, dacă dosarul preţurilor de transfer are un caracter reactiv, prin care se documentează post-factum că tranzacţiile intra-grup au fost derulate la valoarea de piaţă, acordul de preţ în avans abordează proactiv această situaţie şi este menit să asigure certitudinea valorii de piaţă a unor tranzacţii, în anumite circumstanţe, pentru viitor, de regulă pentru următorii 5 ani. Obţinerea acestui acord de preţ în avans este condiţionată de plata unui onorariu către ANAF (maximul sumei ar fi de 20.000 de euro), însă cu siguranţă beneficiile obţinute depăşesc cu mult costurile implicate de acest proces.
În ceea ce priveşte dezvoltarea la nivel internaţional, am observat că în ultimii ani atenţia a fost în special direcţionată spre planul de acţiune BEPS (Base Erosion and Profit Shifting) şi pe implementarea şi monitorizarea acţiunilor stabilite în zona preţurilor de transfer, şi anume în zona de aliniere şi standardizare a documentaţiei de preţuri de transfer, de transparenţă şi eficientizare a schimbului de informaţii, de prevenire şi rezolvare a disputelor fiscale care pot apărea în zona preţurilor de transfer, ajungând până la iniţiativele Pillar 1 şi Pillar 2, care, privite în ansamblul lor, vin să revoluţioneze regulile de taxare actuale.
Având în vedere numeroasele iniţiative la nivel global de “rescriere” a regulilor de taxare, a nevoii de transparenţă şi conformare, a cerinţelor de raportare non-financiară, ne putem aştepta la noi tendinţe de conformare în viitor la nivel internaţional, inclusiv în domeniul preţurilor de transfer.
În concluzie, dată fiind complexitatea regulilor şi a procesului de conformare în zona preţurilor de transfer, le recomandăm companiilor să efectueze o planificare riguroasă astfel încât dosarul preţurilor de transfer să fie solid fundamentat şi documentat în eventualitatea unui control fiscal pentru a diminua riscul unor ajustări şi, implicit, a unor obligaţii de plată suplimentare.
