România a primit autorizarea din partea Consiliului Uniunii Europene de a introduce obligaţia de a emite numai facturi electronice în relaţia comercială B2B (Business to Business). Astfel, doar documentele în format electronic vor mai fi acceptate ca facturi de către administraţia fiscală din România.
Cel mai probabil noul sistem generalizat de facturare electronică pentru toate relaţiile B2B, şi anume pentru toate tranzacţiile dintre companiile din România, va fi implementat în România începând cu 1 ianuarie 2024, potrivit Deciziei de derogare publicată în data de 27 iulie 2023.
În contextul tuturor măsurilor de digitalizare a administraţiei fiscale, autorităţile din România şi-au exprimat în numeroase rânduri intenţia de a introduce obligaţia raportării facturilor electronice prin sistemul RO e-Factura.
Dacă ne întrebăm care este impactul principal la nivelul fiecărei companii din România, răspunsul ar fi că acestea pot emite în continuare facturile din sistemele lor informatice în relaţia B2B, dar facturile trebuie să fie în format .xml şi să conţină toate elementele obligatorii, urmând ca transmiterea acestora către beneficiar să fie efectuată prin platforma RO e-factura.
În acest context, după implementarea SAF-T, companiile din România urmează să-şi adapteze sistemele interne pentru a emite facturile electronice şi a le transmite prin RO e-Factura. Acest proces ar presupune o serie de analize interne, modificări de ordin tehnic, alocarea de resurse umane, dezvoltarea sau contractarea unor aplicaţii, precum şi de resurse financiare suplimentare.
Ca prim pas, având în vedere că este necesară validarea unor elemente obligatorii care trebuie să fie prezente în acest format de factură, trebuie să ţinem cont că identificarea lor este în sine o provocare, unele dintre ele având asociate codificări specifice care vor fi incluse în factura în format .xml, de exemplu codurile de taxă, codurile NC, tipul facturii, unităţile de măsură etc. De asemenea, unele companii utilizează mai multe sisteme ERP în vederea emiterii facturilor, astfel încât acest proces trebuie efectuat pentru fiecare model de factură utilizat, din sistemele informatice aferente.
Va fi necesară efectuarea unei analize detaliate a procesului intern actual de facturare, volumului facturilor şi nevoile proprii, potenţialul de automatizare a procesului, implicarea resurselor umane, regulile de securitate, precum şi funcţionalităţile necesare care ar fi benefice pentru echipele din departamentele financiar-contabile şi care să asigure un proces de facturare cât mai facil.
Companiile care primesc / emit un volum semnificativ de facturi vor fi în poziţia implementării unei soluţii IT care să ajute la automatizarea acestui proces de transmitere electronică a facturilor. În acest sens, paşii principali în procesul de implementare implică revizuirea datelor şi a proceselor, sesiuni de design, stabilirea fluxului de date şi maparea datelor pentru a respecta formatul RO e-Factura. Ulterior finalizării acestui pas, urmează implementarea soluţiei IT şi procesul de testare pentru implementarea integrală până la Go live.
Astfel, având în vedere provocările implementării RO e-Factura, companiile din România trebuie să iniţieze procesul de identificare a resurselor şi soluţiilor necesare pentru a se asigura că se conformează pentru această obligaţie viitoare.
Imposibilitatea emiterii facturilor electronice în conformitate cu noua obligaţie care, cel mai probabil, va intra în vigoare la începutul anului viitor ar putea afecta procesele interne ale companiei, precum şi relaţia comercială dintre parteneri, având în vedere că pot exista parteneri care ar putea refuza plata unei facturi dacă aceasta nu a fost emisă şi transmisă prin RO e-Factura. Mai mult, pot apărea cazuri în care posibilitatea de a emite şi transmite facturi prin RO e-Factura să fie unul dintre criteriile de selecţie sau de continuitate a relaţiilor comerciale cu furnizorii.
