Am vorbit in numarul trecut despre conceptul de 5 S (5 steps) care provine din initialele in limba japoneza corespunzatoare a 5 termeni, care reprezinta fiecare o etapa a procesului de organizare a locului de munca: sortare, ordonare, curatare, standardizare, mentinerea bunelor obiceiuri formate. Rezultatele implementarii acestui concept se traduc in mai bune practici de lucru, mai putin timp irosit, mai buna calitate si mai mare productivitate, datorate oamenilor care isi fac munca mai bine, deoarece se implica si le pasa mai mult de ceea ce fac.
Dintre cei cinci termeni, curatenia este partea care necesita cea mai mare atentie. Putem observa aceasta facand urmatorul exercitiu:
Inchidem ochii si ne gandim cum arata o fabrica in paragina (ce stim din amintiri sau din filme) - de exemplu, curtea plina de utilaje dezafectate, fiare vechi, gunoaie, hale friguroase si cu geamuri sparte, pereti cu tencuiala cazuta, oameni in salopete rupte. Deschidem ochii.
Cu ochii inchisi, ne imaginam cum arata o clinica medicala bine intretinuta - de exemplu pardoseala curata si lucioasa, spalata de 20 de ori pe zi, peretii vopsiti in culori calde, uniform, mocheta in birouri si in saloane, geamuri termopan, totul stralucind de curatenie, aseptic. Deschidem ochii.
Inchidem ochii din nou si vizualizam cum fabrica vazuta inainte se schimba - dispar gunoaiele, peretii sunt tencuiti, hala are geamuri, sistem de incalzire si ventilatie corespunzatoare, podeaua este curata, fiecare instrument este pus la locul lui, oamenii sunt imbracati in halate albe. Deschidem ochii.
Ce au in comun fabrica vizualizata acum si clinica medicala?
De cine depinde ca ele sa arate la fel?
Curatenia este o etapa necesara, insa nu este finalul. Este important ca lucrurile sortate sa fie asezate la locurile lor si sa poata fi recunoscute. In acest sens, fiecare trebuie sa poata fi identificat usor si sa fie corespunzator marcat, cu etichete, care pot fi de forme, marimi si culori diferite - asa numitul management vizual. Aici sunt incluse si marcarea anomaliilor si a zonelor periculoase - mai ales in fabrici. Se estimeaza ca 60% din activitatile oamenilor se bazeaza pe ceea ce vad. Anomaliile pot fi lucruri care de obicei sunt trecute cu vederea, insa pentru cineva care isi mentine treaza sensibilitatea sunt evidente.
Poate exista tendinta de a ascunde anomaliile - din frica de a fi tras la raspundere, sau din neglijenta, sau chiar din educatie. Aceasta atitudine nu este naturala - sa ne gandim la semnalele pe care le da corpul nostru atunci cand ceva este in neregula - el nu ignora anomaliile, ci le semnaleaza prompt, cerandu-ne sa ne ocupam de ele. La fel am putea sa ne comportam si noi atunci cand ceva nu este in regula - sa semnalam acest lucru celor care pot veni cu o solutie, iar nu sa le ascundem pana cand toata firma a aflat - experimentand direct - ca este ceva defect.
5 S este usor de facut - este mai greu de repetat si de transformat intr-un obicei. De regula, la angajare, adesea se iau in considerare cunostintele sau experienta, mai rar obiceiurile sau disponibilitatea de a le schimba. Totusi, aceasta este una dintre cele mai importante calitati de luat in considerare - pentru ca o persoana care se poate adapta "obiceiurilor casei" isi poate completa pe parcurs cunostintele sau poate acumula experienta, in schimb, o persoana cu un stil de lucru dezordonat si care nu doreste sa si-l schimbe poate virusa si cobori performantele unei intregi echipe.
Daca ne gandim la birouri ca la o intreprindere de producere si diseminare a informatiilor, putem aplica in mod specific conceptul de 5 S. Astfel, putem sa ne gandim la stocarea informatiilor - in ce mod se face, cat de usor ne este sa le regasim, cum sunt asezate dosarele, daca sunt tinute in acelasi loc, intr-o singura structura, ce se intampla in ziua in care persoana care raspunde de un proiect sau client lipseste si trebuie sa gasim informatie etc. Sa nu uitam modul in care arata biroul - si care poate fi perceput ca o carte de vizita a firmei. Sau situatia paradoxala in care fiecare isi face propriile copii dintr-un material de interes, dar nu le tine intr-un loc accesibil tuturor si astfel fiecare dosar este incomplet.
Sunt multe puncte in care poate fi imbunatatita activitatea unei firme - indiferent daca este producator, distribuitor sau prestator de servicii. Totusi, cea mai importanta imbunatatire este cea care vine din interior, atunci cand angajatii constientizeaza nevoia si isi dezvolta un mod unitar de organizare si actiune, in spiritul 5 S.
Majoritatea companiilor multinationale, inclusiv in Romania, au inceput astfel de programe de imbunatatire a mediului de lucru. Un astfel de program cere timp - pentru ca obiceiurile nu se schimba peste noapte - este nevoie de instruire si de asistenta in implementare, insa rezultatele sunt de durata.
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
