S-a scris mult despre implicaţiile practice generate de fiscalizarea bacşişului. Şi, foarte probabil, se va mai scrie, cu atât mai mult cu cât, la fiecare pas în implementare, apar noi şi noi provocări pentru companiile vizate.
Cine s-ar fi gândit, spre exemplu, auzind de fiscalizarea bacşişului, la efectele acestei măsuri asupra obligaţiilor în materia protecţiei datelor cu caracter personal? Ei bine, există situaţii practice în care operatorii economici relevanţi (care desfăşoară activităţi în baza codurilor codurile CAEN 5610 şi 5630) au de desfăşurat noi activităţi de prelucrare de date în legătură cu declararea şi plata impozitului aferent sumelor încasate cu titlu de bacşiş, întocmirea evidenţelor specifice şi redistribuirea către angajaţi a sumelor care li se cuvin. Ca regulă, fluxul de conformare este similar altor activităţi de prelucrare de date cu caracter personal în materie fiscală desfăşurate de către angajatori în relaţia cu angajaţii proprii.
Dar practica implementării fiscalizării bacşişului a evidenţiat, deja, şi scenarii în care adresarea cerinţelor fiscale şi de protecţie a datelor presupune implementarea unor mecanisme mult mai complexe, precum cele descrise în cele ce urmează.
Când angajatul care primeşte bacşiş e, de fapt, angajatul altei companii
E o prezumţie curentă că persoana care primeşte bacşiş este angajatul companiei în locaţia căreia este prestat serviciul pentru care clientul lasă acel bacşiş. Intriga se complică, atât la nivel fiscal, cât şi în privinţa protecţiei datelor cu caracter personal, tocmai atunci când lucrurile nu stau aşa.
Printre exemple se numără cazul companiilor care desfăşoară activităţile vizate prin angajaţi temporari, puşi la dispoziţia acestora prin intermediul unui agent de muncă temporară (i.e., o societate de leasing de personal). Situaţia este des întâlnită în cazul unităţilor de tip restaurant ce utilizează angajaţi temporari în mod curent sau în cazuri excepţionale precum perioade mai aglomerate sau nevoia de înlocuire a unor angajaţi în concediu medical prelungit sau de maternitate, spre exemplu.
Totodată, o situaţie practică atipică este cea în care o companie care desfăşoară activităţi autorizate sub codurile CAEN 5610 şi 5630 externalizează aceste activităţi către o companie parteneră. În acest caz, activităţile sunt desfăşurate de compania parteneră, prin angajaţii săi proprii, în numele şi pe seama operatorului economic care le-a externalizat. Exemple includ situaţia contractelor de management al proprietăţii încheiate de hoteluri cu parteneri contractuali către care externalizează activităţile specifice de servire în barul/ restaurantul din hotelul respectiv, sau contractele de operare a staţiilor de distribuţie a carburanţilor încheiate de către compania care le deţine cu parteneri contractuali care operează spaţiile respective.
Implicaţii în materia datelor cu caracter personal
Din perspectiva protecţiei datelor, în toate situaţiile enunţate mai sus operatorul economic care desfăşoară activităţi autorizate sub codurile CAEN 5610 şi 5630 trebuie să obţină de la partenerii săi contractuali (în exemplele noastre, societatea de leasing de personal sau compania către care externalizează activităţi) informaţiile necesare privind angajaţii acestora, care să îi permită îndeplinirea noilor obligaţii fiscale.
Cu privire la acest schimb de date, va fi necesară adresarea unor cerinţe particulare, printre care:
- Documentaţia contractuală dintre operatorul economic şi partenerul contractual respectiv trebuie să acopere corespunzător acest flux de prelucrare. În acest sens, este necesară raportarea inclusiv la conţinutul minim impus de GDPR, după caz, pentru una dintre cele trei tipologii de calificări reglementate, ce trebuie să fie determinată de către părţi, de la caz la caz.
- În funcţie de calificarea aleasă, este necesar ca părţile să determine corespunzător titularul obligaţiei de informare a persoanelor vizate, să identifice mecanismul corespunzător prin care informarea va fi realizată şi să asigure conformitatea conţinutului documentaţiei de informare.
- De asemenea, în funcţie de calificarea aleasă, părţile trebuie să determine mecanismul corespunzător pentru asigurarea exercitării drepturilor persoanelor vizate.
- În general, să asigure îndeplinirea corespunzătoare a tuturor principiilor şi regulilor de prelucrare, prin raportare la specificul situaţiei relevante, spre exemplu, să asigure minimizarea datelor cu caracter personal ce fac obiectului schimbului/ prelucrate în aceste scopuri la cele strict necesare, să asigure securitatea corespunzătoare a datelor, inclusiv în tranzit, etc.
Implicaţii fiscale
În cazul activităţilor desfăşurate cu angajaţi temporari, având în vedere că operatorul economic este cel care încasează bacşişul, acesta îl va evidenţia pe bonul fiscal, respectiv în factură, dacă este solicitată de către client. Suma astfel încasată va fi înregistrată în contabilitatea operatorului economic respectiv pe seama conturilor de datorii. De aici încolo, însă, lucrurile se complică, deoarece legea face referire doar la distribuirile de bacşiş către salariaţii proprii şi tratarea acestora din punct de vedere fiscal ca venituri din alte surse. Cum aceste sume nu pot fi reîncadrate fiscal ca venituri salariale sau asimilate salariilor, pare că o concluzie logică este că şi în acest caz bacşişul distribuit către angajaţii terţilor/ angajaţii temporari va fi supus aceluiaşi tratament fiscal, reprezentând tot venituri din alte surse.
Pe de altă parte, în cazul activităţilor externalizate către o companie parteneră, bonurile fiscale/ facturile vor fi emise în numele şi pe seama operatorului economic care le-a externalizat. Totodată, încasarea bacşişului se va realiza tot la nivelul acestuia. Prin urmare, operatorul economic care externalizează activităţile va fi obligat să distribuie bacşişul încasat către angajaţii partenerilor contractuali.
În ambele cazuri, operatorul economic care are activităţile autorizate sub codurile CAEN 5610 şi 5630 va avea obligaţia să calculeze, să reţină la sursă, să declare şi să plătească la bugetul de stat, pentru fiecare persoană, impozitul pe venitul din alte surse.
Concluzie
Fără îndoială, implementarea măsurii privind fiscalizarea bacşişului este departe de a fi relevat toate situaţiile şi implicaţiile juridice, fiscale şi funcţionale posibile. Rămâne de văzut în ce măsură numeroasele semne de întrebare ce nu contenesc să apară vor fi clarificate cu uşurinţă sau dacă unele dintre ele vor genera blocaje practice pentru companiile vizate.
Articol scris de Marta Tudor (attorney at law), avocat specializat în protecţia datelor cu caracter personal şi Adriana Stoian (head of tax), coordonatoarea practicii de consultanţă fiscală în cadrul Schoenherr şi Asociaţii SCA
