În lumea de business, caracterizată de un ritm alert, ştirile circulă repede, iar o reputaţie construită în ani poate fi distrusă în câteva ore. Cunoaşterea membrilor echipelor, a clienţilor şi a partenerilor de afaceri şi, pe de altă parte, construirea încrederii în relaţia cu fiecare dintre aceştia sunt aspecte-cheie pentru siguranţa şi integritatea afacerii, pentru că permit factorilor de decizie să ia hotărâri în cunoştinţă de cauză şi să identifice prompt potenţialele riscuri. De aceea, verificările de fond s-au dovedit vitale în prevenirea fraudei în contexte diverse, precum recrutarea, tranzacţiile financiare şi relaţia cu clienţii şi cu partenerii de afaceri. Dar care sunt cele mai frecvente prejudecăţi legate de acestea?
1. Verificările de fond se fac doar la angajare
Verificările de fond sunt, într-adevăr, cel mai des întâlnite în etapele de recrutare şi integrare a noilor angajaţi, însă există, de fapt, mai multe situaţii în care acestea pot şi ar trebui să fie efectuate. De exemplu, un angajat ar trebui să treacă printr-un nou proces de verificare la promovare, atunci când îşi asumă un alt rol în organizaţie sau când revine în companie.
Pe de altă parte, la încheierea unor noi parteneriate de business, eşecul în a identifica în timp util potenţiale noi legături cu terţe părţi sancţionate ori cu persoane expuse politic poate produce riscuri semnificative de reputaţie. Ca atare, un pas esenţial în procesul de due diligence este verificarea de integritate a terţilor, care poate viza atât persoane fizice, cât şi companii, se poate realiza simultan asupra mai multor subiecţi şi se poate concentra pe aspecte legate de o situaţie specifică. În practică, o astfel de verificare este esenţială atunci când este necesară obţinerea de informaţii exacte cu privire la istoricul şi reputaţia potenţialilor parteneri de afaceri, în cadrul achiziţiilor sau fuziunilor, în procesul de investigare a unor companii sau persoane suspectate de comiterea unor infracţiuni sau chiar la acceptarea de noi clienţi sau furnizori. Acest tip de verificare poate fi utilă şi premergător deciziilor de investiţii, de exemplu, înaintea unei oferte publice iniţiale.
2. Verificările de fond sunt necesare doar în cadrul companiilor mari
O altă idee preconcepută comună este aceea că numai companiile mari trebuie să efectueze verificări de fond asupra angajaţilor lor prezenţi sau viitori. De fapt, companiile mici şi mijlocii ar trebui să acorde la fel de multă importanţă selectării atente a angajaţilor potriviţi precum businessurile mari, deoarece riscurile generale rămân aproape aceleaşi, indiferent de dimensiunea afacerii, iar riscul de pierdere în planul veniturilor este în realitate chiar mai mare în cazul companiilor mai mici.
Costul cu un angajat nepotrivit poate fi copleşitor, având consecinţe precum reducerea productivităţii, scăderea moralului la nivelul organizaţiei sau afectarea reputaţiei acesteia. Potrivit unei cercetări realizate în 2023 de către platforma de recrutare Zippia, costul mediu al unei angajări necorespunzătoare reprezintă 30% din salariul anual al angajatului, iar cheltuielile pe care companiile americane le suportă ca urmare a unei singure angajări inoportune sunt de circa 14.900 de dolari în medie, putând ajunge în anumite cazuri până la 240.000 de dolari.
3. Verificările de fond caută doar informaţii legate de cazier
În termeni generali, screening-ul la angajare este procesul de verificare a istoricului personal, profesional şi educaţional al unui candidat, pentru a confirma validitatea şi compatibilitatea acestuia pentru o anumită poziţie. Procesul începe cu verificarea documentaţiei de bază furnizate de către candidat, cum ar fi documentele de identitate, permisul de muncă (dacă este cazul), CV-ul şi profilul de LinkedIn, parcursul academic, licenţele şi certificările profesionale, precum şi istoricul de angajare. Ulterior, se trece la verificări în registrele legale oficiale şi în bazele de date publice sau disponibile pe bază de abonament, inclusiv registrele comerciale naţionale, bazele de date de litigii sau agregatoarele globale de baze de date privind sancţiunile şi afilierile politice.
Pe de altă parte, în cazul entităţilor cu care urmează să fie încheiată o afacere, verificările de tip due diligence privind integritatea terţilor presupun o analiză amplă a mai multor informaţii publice disponibile, a bazelor de date plătite şi a informaţiilor obţinute chiar de la entitatea-subiect, şi trec printr-o gamă largă de surse şi indicii, de la relatări de presă ale unor publicaţii de încredere, care leagă numele subiecţilor de activităţi de fraudă, spălare de bani, terorism şi alte activităţi ilegale, până la posibile sancţiuni aplicate de către un guvern sau de către alte organizaţii internaţionale. Verificările includ, de asemenea, identificarea acţionarilor, a beneficiarilor finali reali şi a afilierilor corporative şi analiza rezultatelor financiare, a litigiilor penale şi civile, păstrând totodată în atenţie aspectele legate de reglementare.
4. Verificările de fond nu pot fi realizate fără încălcarea regulilor de confidenţialitate
Confidenţialitatea şi viaţa privată pot şi trebuie să fie protejate atunci când se efectuează verificări de fond. De fapt, protejarea vieţii private este unul dintre principiile fundamentale ale acestora. În Uniunea Europeană există mai multe legi şi regulamente care reglementează protecţia datelor şi confidenţialitatea, acestea fiind relevante pentru verificările de fond şi pentru gestionarea datelor cu caracter personal. Cel mai notabil este Regulamentul General privind Protecţia Datelor (GDPR), consolidat de legislaţia locală.
Ca atare, deşi presupun colectarea de date cu caracter personal, verificările de fond pot fi efectuate în deplină conformitate cu principiile de confidenţialitate a datelor, prin obţinerea consimţământului explicit din partea subiectului, prin colectarea şi utilizarea exclusiv a informaţiilor necesare, prin implementarea unor măsuri de securitate fiabile, precum şi validând faptul că furnizorii terţi implicaţi în proces respectă la rândul lor reglementările din domeniul confidenţialităţii datelor şi bunele practici în domeniu.
5. Oricine poate efectua verificări de fond
Aşadar, verificările de fond pot şi trebuie să respecte toate legile şi reglementările aplicabile şi este necesar să ia în considerare atât complexitatea şi domeniul de aplicare ale documentării, cât şi resursele disponibile. Specialistul responsabil de acest proces trebuie să aibă o foarte bună înţelegere a complexităţii şi limitărilor pe care le prezintă legislaţia şi informaţiile din registrele publice, să cunoască şi să aibă o experienţă vastă în diverse jurisdicţii, precum şi capacitatea de a colecta şi analiza eficient informaţii, folosind instrumente specializate, dublate de abilităţi personale de documentare şi investigare.
De aceea, în ciuda faptului că oricine poate accesa informaţii din surse deschise, o abordare reuşită se bazează atât pe accesul la o serie de baze de date care oferă informaţii cu privire la persoane fizice şi companii, cât şi pe abilităţile temeinice ale specialistului. Este recomandat ca verificările să fie efectuate de către profesionişti bine pregătiţi în domeniu, care pot oferi sprijin în mod eficient la identificarea şi gestionarea oricăror riscuri potenţiale, evitând astfel erori costisitoare, sancţiuni şi daune de reputaţie.
Prevenţia este cheia pentru protejarea afacerii şi a reputaţiei de potenţiale riscuri ascunse
Schimbările reglementărilor la nivel mondial sporesc complexitatea operaţională şi costurile de conformitate în business. În consecinţă, verificările de fond devin un instrument valoros, cu ajutorul cărora companiile îşi pot asigura un nivel ridicat de integritate în practicile lor, contribuind astfel la protejarea intereselor tuturor părţilor implicate.
Material de opinie de Alexandru Nae, Senior Manager, Alexandra Nisipeanu, Senior Associate, şi Alina Badea, Senior Associate, Consultanţă financiară, Servicii Forensic, Deloitte România
