ZF / Vodafone Deschis la Nou. Mirela Bondar, director general, ArchivIT: Gestionăm un volum de peste 1,6 milioane de cutii cu arhive şi acest lucru ar fi imposibil fără accesul la tehnologie. Toate fluxurile noastre de lucru sunt tehnologizate

♦ „ArchivIT prestează servicii de arhivare instituţiilor publice şi private din toate domeniile de activitate cum ar fi medical, farmaceutic, bancar, asigurări, construcţii, transport, tehnologie.“

ArchivIT, companie de arhivare a documentelor, parte a grupului Villar International din Israel care are experienţă de peste 40 de ani în logistica şi managementul docu­men­telor, gestionează în prezent, cu ajutorul tehnologiei, peste 1,6 mi­lioane de cutii de arhive în centrul de de­pozitare pe care îl deţine în România, a spus Mirela Bondar, di­rector general al ArchivIT – cu afaceri de peste 21 mil. lei în 2022, plus 10%.

„Gestionăm un volum foarte mare de cutii cu arhive şi acest lucru ar fi imposibil fără accesul la tehnologie. La noi toate fluxurile de lucru sunt tehnologizate, precum stivuitoare care ajută la alocarea cutiilor pe rafturi - până la 12 metri înălţime -, fir magnetic între rafturi care să nu permită lovirea acestora de către echipamentele folosite, sistem pentru transportarea cutiilor în vederea prelucrării lor, un sistem de management integrat care ne oferă posibilitatea de a urmări toate mişcările care se realizează asupra unei cutii sau chiar a unui document. Anul trecut am reuşit să ne menţinem locul întâi în topul firmelor mijlocii pe domeniul nostru de activitate la nivel naţional. În momentul de faţă avem peste 1,6 mi­lioane de cutii depozitate - adică peste 500.000 de metri liniari de arhivă“, a spus Mirela Bondar în cadrul emisiunii Deschis la Nou, un proiect ZF susţinut de Vodafone Business.

Ea a adăugat că planurile pentru anul în curs vizează creşterea capacităţii de depozitare din centrul pe care ArchivIT îl deţine în zona Bucureşti - Ilfov.

„Ne dorim să extindem suprafaţa de depozitare cu încă 5.000 de metri pătraţi astfel încât să ajungem la un total de 20.000 de metri pătraţi de depozite. Un al doilea aspect ar fi cel de implementare a unui nou serviciu şi anume arhivarea electronică - acest serviciu a fost amânat a se implementa în cadrul companiei noastre deoarece în România cadrul legal este unul destul de incomplet şi deficitar, iar piaţa nu este încă matură şi nu cunoaşte prea bine principiile arhivării electronice. Cu toate acestea, în ultima perioadă au existat mai multe încercări de modificare şi completare a legii 135/2007 care priveşte arhivarea electronică, iar acest aspect ne-a determinat să începem şi noi demersurile pentru a aduce un plus de valoare serviciilor pe care le oferim clienţilor.“

De asemenea, compania ArchivIT dezvoltă un parc logistic în partea de est a Bucureştiului.

„În perioada următoare, ArhivIT va fi alături de grupul din care face parte pentru că acesta a început să se dezvolte şi în România în partea de construcţii în domeniul rezidenţial şi industrial, iar în momentul de faţă construim un parc logistic în partea de est a Bucureştiului - Villar Logistic Parks - pentru a oferi şi altor clienţi posibilitatea accesării unor depozite la cele mai înalte standarde“, a mai spus Mirela Bondar.

Ea a explicat că piaţa serviciilor de arhivare variază în funcţie de regiune, cele mai mari companii din domeniul arhivării fiind dezvoltate în regiunea Bucureşti – Ilfov, pentru că în acea zonă este şi de cea mai mare aglomerare industrială din ţară.

„Tot în Bucureşti - Ilfov şi ArchivIT îşi desfăşoară activitatea. Bineînţeles că acest lucru a determinat şi o competiţie acerbă în această parte a ţării şi acest lucru poate fi privit ca un lucru bun în sensul că a împins companiile respective să îşi crească nivelul de calitate al serviciilor pe care le livrează în piaţă şi mai mult decât atât, arhiva instituţiilor private a fost deja în mare parte absolvită de operatorii autorizaţi şi atunci orice element nou sau eficient poate reprezenta un atu în cadrul licitaţiilor desfăşurate. În regiunea Bucureşti- Ilfov sunt în jur de 70 de operatori autorizaţi să presteze servicii de arhivare fizică şi electronică, dar nici provincia nu a rămas în urmă, ci din contră a crescut în sensul că judeţul Iaşi are aproximativ 30 de companii înregistrate, urmat de judeţul Cluj, Constanţa şi Maramureş cu aproximativ 20 de operatori, iar în coada listei aş putea aminti judeţul Călăraşi cu cinci companii, urmat de Covasna cu patru şi un singur operator în judeţul Mehedinţi.“

 

Ce a mai spus Mirela Bondar în cadrul emisiunii

Portofoliul de clienţi a crescut uşor, astfel încât în 2012 am deschis primul depozit - construit special pentru depozitare de arhive la cele mai înalte standard.

Businessul a început uşor, cu un singur calculator şi ulterior a ajuns la un nivel în care deţinem o aplicaţie pe care o folosim şi în zilele noastre în ArchivIT şi care nu ne lasă să avem o eroare umană în procesul nostru de management al înregistrărilor.

Piaţa din România de soluţii de arhivare în care operează ArchivIT a început să se dezvolte şi să se maturizeze mai mult de la momentul instituirii unui cadru legal pentru operatorii de servicii arhivistice şi anume legea 138 din 2013 care a venit în completarea legii arhivelor 16/1996. Această autorizare din partea Arhivelor Naţionale care impune condiţii de îndeplinit pentru companiile respective atât din perspectiva condiţiilor spaţiului de depozitare cât şi din perspectiva angajaţilor care prelucrează documentele de arhivă, fapt care a determinat o oarecare creştere a calităţii serviciilor oferite în piaţă şi o uniformizare a acestora.

Atât ArhivIT cât şi ceilalţi operatori din piaţă prestează servicii de arhivare către instituţii publice şi private din toate domeniile de activitate cum ar fi medical, farmaceutic, bancar, asigurări, construcţii, transport. Această diversitate a clienţilor mi-a adus şansa să cunosc oameni cu o vastă experienţă în diverse domenii, iar acest lucru m-a ajutat să aduc valoare companiei pe care o reprezint.

Cel mai întâlnit mit în arhivarea fizică a documentului este acela că tehnologia digitală a înlocuit arhivarea fizică şi a făcut-o într-un oarecare fel învechită şi inutilă. Acest mit sugerează că toate documentele ar trebui scanate şi păstrate în format digital, eliminând astfel nevoia de depozitare fizică a acestora. Cu toate că tehnologia a cunoscut o evoluţie semnificativă şi există soluţii digitale de gestionare a documentelor arhivarea fizică a rămas o metodă necesară şi importantă pentru multe companii. Am să enumăr câteva motive în ceea ce priveşte necesitatea acestui serviciu de arhivare fizică: unul dintre ele ar fi conformitatea legală - în România există un cadru legislativ care reglementează cu stricteţe regimul juridic al documentelor, cum ar trebui ele păstrate în condiţii speciale şi nu în ultimul rând cât timp ar trebui păstrate conform legislaţiilor din diverse domenii (aş putea aminti aici legea contabilităţii, legea asiguratorilor sau cea din domeniul sanitar); Un alt motiv ar fi cel de securitate a datelor - un document fizic poate fi protejat prin măsuri de securitate, prevenţia şi protecţia împotriva incendiilor reprezintă un element cheie în domeniul nostru, precum şi alte măsuri tehnice şi organizatorice stricte. Un al treilea motiv ar fi acela de accesibilitate şi compatibilitate - nu toate documentele pot fi convertite în mediul digital cu uşurinţă şi fără a pierde detalii importante. Documentul fizic poate fi solicitat de multe ori în instanţă sau de către autorităţi să fie prezentat în original, astfel documentul fizic nu poate dispărea în totalitate pentru că nici legislaţia din România nu ne permite acest lucru. De asemenea ea ar trebui să fie accesibilă atât persoanelor care nu au acces la tehnologie şi chiar celor cu nevoi speciale. Un ultim motiv ar fi cel de longevitate şi durabilitate - un document fizic poate fi păstrat pentru o perioadă lungă de timp şi consultat ca atare, pe de altă parte suporturile electronice pot avea erori tehnice sau pot deveni în timp învechite.

În ceea ce priveşte un mit în tehnologie aş spune că nu cred în mitul care spune că tehnologia poate fi folosită şi poate rezolva orice problemă cu toate că tehnologia poate aduce îmbunătăţiri semnificative în diverse domenii, totuşi sunt provocări şi limitări pe care aceasta nu le poate rezolva - aş aminti aici problemele umane, complexe cum ar fi relaţiile interpersonale, probleme de etică, emoţii sau impactul socioeconomic negativ prin reducerea locurilor sau pierderea locurilor de muncă. Deşi, aş face aici o paranteză şi aş spune că istoria ne-a arătat că revoluţia tehnologică a venit de fiecare dată cu noi tipologii de locuri de muncă iar în ultimă instanţă aş aduce în discuţie un aspect pe care l-am sesizat şi în rândul copiilor noştri, anume această dependenţă excesivă faţă de tehnologie care cu siguranţă pe viitor poate aduce anumite probleme de sănătate. Tehnologia ar trebui privită ca un instrument în mâinile noastre, să fie folosită conştient şi responsabil în rezolvarea problemelor dar într-un mod integrat cu valorile şi nevoile umane.

Digitalizarea tratează anumite procese de business, pe când digitizarea reprezintă actul prin care un document fizic este transformat într-un document digital. Comparând cei doi termeni putem vedea cu uşurinţă că digitalizarea este mult mai complexă decât digitizarea. În domeniul nostru de activitate digitizarea este realizată de către operatori autorizaţi şi presupune scanarea documentelor fizice, indexarea şi ocilizarea lor în vederea regăsirii ulterioare. Digitizarea este esenţială şi este un prim pas în eficientizarea unui business, dar asta nu înseamnă că putem să renunţăm la documentul fizic. Există acest cadru legislativ care obligă creatorii şi deţinătorii de documente să respecte condiţiile de păstrare şi durata de viaţă a unui document.

Din perspectiva GDPR, provocări există de ambele părţi atât pentru arhiva fizică cât şi pentru arhiva digitală. Ca şi avantaje ale digitizării, în primă instanţă a documentelor aş enumera aici accesul rapid la documente, posibilitatea de a implementa măsuri de securitate pentru protecţia datelor cum ar fi criptarea, pseudonomizarea sau anonimizarea, posibilitatea de implementare a unor soluţii de back-up a datelor şi de ştergere rapidă a lor la nevoie şi o evidenţă clară a tuturor categoriilor de date deţinute, astfel încât să se poată răspundă cu rapiditate cererilor persoanelor vizate. Această cartografiere a datelor cu caracter personal este necesară a se face atât pentru documentele fizice, cât şi cele digitale.

Regulile GDPR indică faptul că anumite date cu caracter personal se vor păstra doar cât este nevoie atât cât s au stabilit prin diverse proceduri sau prin legislaţie. În România aceste termene de păstrare ale documentelor sunt reglementate prin acele nomeclatoare arhivistice confirmate de către arhivele naţionale şi automat niciun creator şi deţinător de documente nu are o justificare clară de a păstra mai mult decât apare evidenţiat în respectivul instrument. Dar trebuie luat în calcul că pe partea de arhivare digitală există mai multe entităţi implicate şi trebuie stabilite foarte clar care sunt rolurile fiecăruia - dacă sunt persoane împuternicite, dacă sunt operatori, dacă au fost implementate măsurile tehnice şi organizatorice care vor menţine securitatea dtelor pe durata aleasă de păstrare şi că ţin cont de evoluţia tehnologiei pentru a le oferi nivelul de securitate necesar.

Recomand viitorilor antreprenori în primul rând să îşi seteze obiectivele, apoi să îşi elaboreze un plan de afaceri bine structurat şi să înveţe mereu din recomandări şi din experienţa altora. Nu în ultimul rând le-aş recomanda să construiască o echipă puternică şi să acceseze împreună tehnologii care să le aducă beneficii în gestionarea business-ului iar timpul câştigat prin implementarea acestor tehnologii să îl folosească pentru bunăstarea personală, pentru relaţii interpersonale şi de ce nu pentru odihnă.