Dupa cum spuneam in articolul de saptamana trecuta, cele trei aspecte majore care trebuie luate in considerare in maximizarea impactului unui program de instruire profesionala sunt trainerul, mesajul (continutul) si interactiunea cu participantii. Despre abilitatile necesare trainerului am vorbit; sa trecem acum la aspectele referitoare la continut.
2. Continutul
Dupa cum spuneam si in articolul anterior, pivotul central al oricarui program de instruire este dat de catre auditoriu. In acest context, atunci cand trebuie sa dezvoltam un program de instruire (deci atunci cand organizam o serie de subiecte intr-o ordine logica si cronologica in jurul unor mesaje centrale), trebuie sa plecam de la informatiile pe care le avem despre audienta - din nou, importanta desfasurarii unui proces riguros si sistematic de evaluare a nevoilor de instruire ("needs assessment") este esentiala. In acest context, trebuie sa cunoaste raspunsul la urmatoarele intrebari:
* De ce a fost constituit acest grup - care sunt schimbarile cele mai importante care au/vor avea loc in activitatea participantilor; care sunt solicitarile specifice cu care se confrunta participantii in activitatea lor cotidiana si care este masura in care acestia raspund cu succes la respectivele solicitari; in ce masura este necesara transmiterea unor informatii, exersarea unor deprinderi sau asumarea unor atitudini.
* Care sunt caracteristicile generale ale grupului - presupunand ca grupul este in linii mari omogen (lucru de altfel necesar pentru consistenta abordarii), care este nivelul de cunostinte, experienta, educatie, ierarhic, de varsta etc; din punctul de vedere al cunostintelor/expertizei participantilor, in structurarea continutului se pot lua in considerare urmatoarele repere:
o La nivel ridicat de cunostinte/ expertiza in ce priveste tematica:
* Poti utiliza terminologie tehnica si abrevieri;
* Ofera pe scurt un cadru general si apoi intra in subiectele cele mai relevante;
* Prezinta atat argumente pro, cat si argumente contra mesajului, finalizeaza cu un argument pro puternic
o La nivel mediu
* Identifica domeniile neacoperite si concentreaza-te mai mult pe ele;
* Solicita feedback in mod constant pentru a monitoriza progresul si a verifica intelegerea
o La nivel scazut:
* Utilizeaza expresii uzuale si cat mai multe materiale vizuale;
* Repeta in moduri diferite mesajele cheie
* Care sunt relatiile din grup - formale sau informale, de colaborare sau tensionate; este important sa stii daca va fi necesar sa gestionezi tensiuni in cadrul grupului sau daca poti pleca de la premisa ca vor colabora in mod deschis la rezolvarea sarcinilor pe echipe
* Care ar putea fi ideile preconcepute ale participantilor fata de tine ca trainer si fata de programul de instruire; am fost la un moment pus in situatia de a explica oamenilor faptul ca "nu, acest curs nu are ca scop sa evalueze cine dintre voi sa ramana si cine sa fie dat afara din organizatie" si "nu, nu eu o sa va dau note, ci voi mie, la sfarsitul cursului"; pe baza zvonisticii organizationale, oamenii intelesesera ca rolul meu este de a-i evalua pe ei si sa fac recomandari de promovare/concediere... or, asta nu intra catusi de putin in "scopul si durata" unui program de training
* Si, in cele din urma, care este experienta grupului in materie de training; daca este prima oara cand participa la o sesiune de training, probabil ca va fi necesar sa fie inclusa in desfasurarea cursului si o prezentare mai extinsa a felului in care se desfasoara un training si o serie de exercitii care sa faciliteze implicarea deschisa a participantilor in interactiune
Raspunsurile la intrebarile de mai sus vor orienta intregul proces de construire a continutului cursului si vor ajuta mult in facilitarea, directionarea si eficientizarea interactiunii cu cei prezenti.
In ce priveste organizarea mesajului propriu-zis, regula de aur este urmatoarea: "Spune-le ce o sa le spui, spune-le ce ai de spus si spune-le ceea ce tocmai le-ai spus". Practic, atat introducerea, cat si dezvoltarea prezentarii si concluziile acesteia se refera la aceleasi aspecte, tratate insa in mod diferit.
In introducere, obiectivul principal este acela de a motiva participantii pentru implicare - incearca deci sa le trezesti curiozitatea de a cunoaste (e intr-un fel un demers similar campaniei de pe Discovery: "Got to know?"). Fa-i sa inteleaga ca ceea ce le vei spune are relevanta practica pentru ei, ofera-le un exemplu concis si concret din care sa rezulte impactul abilitatilor/cunostintelor/atitudinilor care fac obiectul cursului asupra performantei profesionale si potentialului de cariera al fiecaruia.
In prezentarea tematicilor cursului, nu este suficient ca fiecare subcapitol sa aiba sens prin el insusi - daca nu se "leaga" de cel pe care il succeda si de cel pe care il preceda, cursul ca intreg va arata ca un puzzle prost facut, respectiv o serie de informatii interesante, dar care nu ofera o imagine de ansamblu. Astfel, poate fi de folos crearea unei imagini care sa prezinte in mod grafic relatia de corelatie/cauzalitate a diferitelor parti ale cursului, imagine care sa fie localizata in Powerpoint la sfarsitul introducerii si/ sau la inceputul sintezei.
In ce priveste continutul ca atare, iata doua recomandari "cu valoare adaugata", sper, pentru dezvoltarea continutului de curs:
* Tot ceea ce face parte din prezentare trebuie sa indeplineasca doua criterii de baza - "sa aiba sens si sa aduca plusvaloare"; cred ca acest principiu este unul dintre primele lucruri pe care le-am invatat in domeniu... si a ramas un test acid pentru orice "livrabil catre client"; convingerea mea este ca respectarea acestui principiu este un minimum de profesionalism, o "minima moralia" in raport cu cei carora te adresezi la un training
* Foloseste cat mai multe imagini sugestive - suntem mult mai bine pregatiti sa procesam imagini decat cuvinte (de fapt, in general, gandim in imagini si nu in notiuni abstracte); frecvent am observat ca participantii la curs au retinut cu multa claritate un grafic sau o schema logica, chiar daca restul cunostintelor s-au contopit si au scazut in claritate; de aceea, la orice mesaj mai important al cursului dubleaza prezentarea verbala de o imagine grafica relevanta, fie inserata in suportul de curs, fie desenata pe flipchart.
In sfarsit, in ceea ce priveste sinteza cursului, din punct de vedere al continutului, pe langa reluarea principalelor mesaje livrate, cred ca aceasta reprezinta un moment bun pentru desfasurarea unui exercitiu final care sa aiba drept scop stabilirea unui "plan de actiune" la nivel individual si de echipa. Plecand de la diferitele aspecte agreate in cadrul cursului referitoare la surse de disfunctii in activitatea profesionala si la posibile solutii pentru acestea, fiecare participant este rugat sa stabileasca si sa defineasca cateva obiective profesionale (in termeni SMART - specific, masurabil, accesibil, relevant, determinat in timp), pentru care sa determine o serie de pasi de actiune specifici (inclusiv resurse, posibile bariere etc), pe care ii va pune in practica in momentul in care va reintra in activitatea profesionala. Ideea este aceea de a nu lasa cursul sa ramana o experienta eventual placuta, un "am mai iesit si nou din firma", ci de a stabili o legatura functionala cu activitatea reala. Bineinteles, masura in care planurile de actiune sunt puse in practica difera de la participant la participant - insa in general, o astfel de abordare certifica faptul ca va exista si o schimbare in "viata reala", cu un impact care poate fi semnificativ asupra vietii profesionale. Ceea ce reprezinta poate cea mai mare provocare pentru un curs este sa elimine obisnuinte vechi si sa aduca deprinderi noi - iar un plan de actiune bine realizat poate fi de mare ajutor in acest sens.
La drept vorbind, iar aceasta se prea poate sa fie o concluzie foarte subiectiva, importanta informatiilor proiectate pe ecran nu este absoluta; evident ca acestea trebuie sa fie structurate intr-un mod logic si coerent, sa formeze o structura de sens unitara, "rotunda". Cred insa ca mai important este felul in care interactionezi cu cei din sala in dezvoltarea ad-hoc a continutului "viu" al acelui curs - discutiile care se poarta, incercarile de a identifica probleme cu care se confrunta grupul si solutiile la respectivele probleme se constituie intr-un continut al sesiunii cel putin la fel de puternic ca acela care este formalizat in Powerpoint. Iar despre principiile care structureaza aceasta interactiune, in articolul urmator.
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
