Impactul COVID-19 asupra desfăşurării adunărilor generale ale acţionarilor – noi măsuri cu caracter temporar, aplicabile exclusiv societăţilor nelistate

Mult aşteptata măsură guvernamentală cu privire la desfăşurarea  adunărilor generale ale acţionarilor (AGA) în contextul determinat de pandemia de COVID-19  a fost adoptată în forma Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului nr. 62/2020, care a intrat în vigoare la data de 8 mai 2020 (Ordonanţa 62).

Cu toate acestea, Ordonanţa 62  a ratat momentul oportun în aceea ce priveşte adunările generale anuale ale acţionarilor societăţilor listate, categoria de companii cea mai vulnerabilă în ceea ce priveşte desfăşurarea AGA în contextul particular determinat de coronavirus. Prin urmare, prevede că nu se aplică societăţilor listate. 

Cum legea le impune să convoace şi să desfăşoare AGA anuală până la sfârşitul lunii aprilie, societăţile listate au fost nevoite să respecte prevederile legale de strică reglementare referitoare la convocarea şi desfăşurarea AGA şi, în acelaşi timp, să îşi protejeze acţionarii şi celelalte persoane relevante, în conformitate cu măsurile, recomandările şi cele mai bune practici dezvoltate în conjunctura dată de pandemia de coronavirus.

Deşi măsurile legislative menite a tempera cerinţele legale riguroase ar fi fost, desigur, utile, în general, societăţile listate au reuşit, totuşi, să depăşească dificultăţile şi să organizeze AGA cu respectarea şi protejarea intereselor acţionarilor. Înţelegerea de către investitori a contextului şi respectarea recomandărilor puternice de a vota prin corespondenţă şi, acolo unde era posibil, de a participa la AGA prin mijloace de comunicare la distanţă, au reprezentant, cu siguranţă, un sprijin important pentru companii.

Ordonanţa 62 a venit destul de târziu şi pentru societăţile închise, mai ales pentru societăţile pe acţiuni, acestora legea impunându-le organizarea AGA nu mai târziu de finalul lunii mai, în baza unui convocator publicat cu cel puţin 30 (treizeci) de zile în avans. Din perspectivă practică, multe companii au publicat deja convocatoarele; cu toate acestea, noile prevederi legale cu caracter temporar sprijină şi oferă un anumit nivel de confort.

Pe scurt, măsurile aprobate prin Ordonanţa 62 (aplicabile exclusiv societăţilor nelistate):

• Se aplică, în general, AGA (i) ţinute pe durata stării de urgenţă (care, la acest moment, este de aşteptat să se încheie la data de 15 mai 2020), (ii) convocate în perioada stării de urgenţă dar desfăşurate după încetarea acesteia sau (iii) convocate şi întrunite în primele 2 (două) luni de la încetarea stării de urgenţă

Notă: Prevederile referitoare la convocarea şi desfăşurarea AGA se aplică şi adunărilor deţinătorilor de obligaţiuni

• Prelungesc termenul de întrunire a AGA ordinare anuale ale societăţilor pe acţiuni de aprobare a situaţiilor financiare, de la sfârşitul lunii mai până la sfârşitul lunii iulie 2020, asigurând, astfel, corelarea cu termenul extins de depunere a situaţiilor financiare la autorităţile fiscale; totuşi, termenul de convocare nu a fost redus

Notă: Propunerea iniţială viza permiterea reducerii termenului de convocare în situaţii excepţionale; prevederea nu a fost menţinută în Ordonanţa 62, astfel încât AGA trebuie convocată cu respectarea termenului de convocare prevăzut de lege sau de actul constitutiv

• Permit ca AGA să fie convocată prin alte modalităţi decât publicarea în Monitorul Oficial, conform deciziei administratorilor/directorilor (scrisoare recomandată, curier, telefax, e-mail cu semnătură electronica extinsă, alte mijloace de comunicare la distanţă care asigură transmiterea textului); convocatorul trebuie, de asemenea, publicat pe pagina proprie de internet (dacă societatea deţine o astfel de pagină) 

Notă: În această perioadă, societăţile care nu au convocat încă o AGA pot beneficia de această prevedere legală pentru a evita formalităţile şi costurile asociate publicării convocatorului în Monitorul Oficial; totuşi, aceste metode alternative de convocare sunt eficiente doar dacă societatea deţine informaţii de contact actualizate ale acţionarilor, lucru care, în anumite cazuri (de exemplu, în cadrul societăţi cu un număr semnificat de acţionari), ar putea fi dificil de atins

• Impune ca documentele AGA (situaţii financiare, raport anual, propunere de dividende etc.) să fie publicate pe pagina de internet sau, dacă societatea nu deţine propria pagină de internet, să fie transmise prin e-mail, poştă sau curier
• Permit ca AGA să fie ţinută exclusiv prin corespondenţă sau prin mijloace electronice şi corespondenţă, chiar dacă actul constitutiv nu prevede aceste alternative; buletinele de vot pentru votul prin corespondenţă pot fi trimite prin scrisoare recomandată, poştă, curier sau e-mail cu semnătură electronica extinsă, până la data ţinerii AGA

Notă: Ordonanţa 62 nu interzice întrunirea AGA în format fizic; cu toate acestea, societăţile care decid să folosească acest format vor trebui să respecte măsurile şi recomandările referitoare la pandemia de COVID-19

• Permit votul în AGA prin mijloace electronice de comunicare directă la distanţă, precum teleconferinţă şi videoconferinţă, dar numai dacă se admite şi exercitarea votului prin corespondenţă şi dacă mijloacele electronice îndeplinesc condiţiile tehnice necesare pentru a permite: compatibilitatea cu cele mai uzuale tehnologii fixe sau mobile, identificarea şi participarea acţionarilor, transmisiunea continuă şi în timp real a AGA şi înregistrarea şi arhivarea acesteia, comunicarea bidirecţională în timp real, exprimarea votului  (inclusiv a votului secret, când este cazul) şi înregistrarea acestuia şi verificarea ulterioară a modului în care s-a votat

Notă: Societăţile româneşti au folosit rar în trecut mijloace electronice pentru desfăşurarea AGA, iar dificultăţile legate de aceasta (costuri, complexităţi de natură tehnică) sunt aşteptate a continua să limiteze folosirea mijloacelor de comunicare la distanţă în viitorul apropiat. Cu toate acestea, în ultimele 2 (două) luni, societăţile au devenit familiare cu metodele de comunicare la distanţă, deschizând calea spre folosirea acestora pe scară largă, inclusiv pentru scopul AGA

• Pentru AGA convocate înainte de Ordonanţa 62 dar care au loc după instituirea stării de urgenţă, solicită administratorilor/directorilor să informeze acţionarii cu privire la modul de desfăşurare a AGA în conformitate cu prevederile Ordonanţei 62 cu cel puţin 5 (cinci) zile înainte de data AGA şi, în anumite situaţii excepţionale justificate de măsuri luate de autorităţi împotriva răspândirii COVID-19, permit acestora să amâne sau chiar să revoce desfăşurarea AGA 

Notă: O atenţie deosebită va trebui acordată cu privire la orice intenţie de a amâna sau revoca AGA, având în vedere că acest drept ar trebui exercitat numai în situaţii excepţionale determinate de măsuri impuse de autorităţi

• Prevăd că hotărârile AGA desfăşurate după instituirea stării de urgenţă dar înainte de intrarea în vigoare a Ordonanţei 62 nu pot fi anulate pentru nerespectarea prevederilor legale referitoare la modalităţile de desfăşurare a AGA şi de exercitare a dreptului de vot dacă toţi acţionarii au participat şi au fost de acord ca AGA să fie ţinută în modalitatea respectivă care respectă prevederile Ordonanţei 62

Notă: În proiectul iniţial se prevedea că nicio hotărâre AGA nu va putea fi anulată pentru nerespectarea prevederilor referitoare la desfăşurarea şi exercitarea votului în AGA; cu toate acestea, probabil din considerente de legalitate şi constituţionalitate, prevederea a fost modificată pentru a se aplica numai atunci când toţi acţionarii sunt de acord şi implicit renunţă la cerinţele care nu au fost respectate

• Permit participarea prin mijloace de comunicare la distanţă la şedinţele organelor de administrare, independent de ordinea de zi, pe perioada stării de urgenţă şi 30 (treizeci) de zile după încetarea acesteia
• Clarifică anumite formalităţi referitoare la semnarea hotărârilor şi proceselor verbale ale AGA