De-a lungul timpului tehnologia şi-a pus amprenta asupra contabilităţii. Acceptând ideea că există o dependenţă a contabilităţii de automatizare, se creează contextul şi mindset-ul potrivit pentru a iniţia procesul de optimizare a activităţilor de bază, repetitive cu procese standardizate automate, oferind o mai bună vizualizare a imaginii de ansamblu şi un focus mai mare pe tranzacţii care necesită într-adevăr o atenţie deosebită, scurtând astfel traseul de la procesarea datelor la luarea deciziilor.
Mai puţină muncă repetitivă, mai mult accent pe prelucrarea datelor (data mining)
Există nenumărate studii care atrag atenţia asupra faptului că profesia contabilă e în topul profesiilor predispuse la automatizare, însă acest aspect este mai degrabă o oportunitate decât un motiv de îngrijorare. Deja este cunoscut faptul că volumul de muncă şi nivelul de stres cresc de la an la an datorită termenelor strânse şi cerinţelor de raportare din ce în ce mai variate. Prin îmbrăţişarea avantajelor tehnologiei pot fi accesate acele oportunităţi de business care pun în valoare abilităţile şi cunoştinţele, generând valoare adăugată şi performanţă. Inclusiv din perspectiva consultantului / profesionistului contabil o astfel de abordare poate însemna mai mult timp petrecut pe tranzacţii complexe, ceea ce contribuie la dezvoltarea raţionamentului profesional şi implicit la o avansare mai rapida în carieră.
Datorită automatizării cu ajutorul inteligenţei artificiale, activitatea departamentului financiar-contabil va deveni mai eficientă şi prin urmare se va putea aloca mai mult timp activităţilor care aduc un plus de valoare, pentru a identifica eventuale riscuri şi a oferi perspective valoroase managementului, dincolo de procesarea datelor.
Principalele zone de avut în vedere pentru iniţierea acestui proces de digital transformation în cadrul organizaţiei şi la nivelul departamentului financiar-contabil:
Factura electronică, un element esenţial in 2020
Emiterea şi transmiterea facturilor în format hârtie este un proces manual ineficient pentru business, ce poate genera costuri mai mari, erori de emitere şi transmitere, dar şi întârziere la plată. Mai mult decât atât, acest proces nu este nici prietenos cu mediul.
Utilizarea facturării electronice (e-invoicing) reprezintă un prim pas pentru optimizarea proceselor interne şi constă într-un proces complet ce începe cu colectarea şi stocarea în format electronic a datelor din contracte sau comenzi după caz, actualizarea lor automată prin interconectarea diferitelor sisteme sau platforme în funcţie de variabilele necesare pentru facturare, generarea facturilor şi transmiterea acestora în format electronic structurat (care permite prelucrarea automată) către beneficiari.
Recepţionarea facturilor de la furnizori în format digital, fie că sunt disponibile în format structurat sau nestructurat (ex: facturi scanate din care se pot extrage date cu ajutorul tehnologiei OCR), reprezintă un alt pas în direcţia eficientizării şi standardizării proceselor interne, mai ales atunci când aceste date primare pot fi convertite în note contabile şi chiar transferate automat în softul de contabilitate unde vor fi verificate şi validate.
E important de ştiut că simpla transmitere a facturilor în format PDF nu reprezintă format structurat, beneficiarul neputându-le procesa automat.
Factura electronică – obiective la nivel european
Directiva EU 2014/55 urmăreşte standardizarea facturării electronice pentru contractele publice la nivelul statelor membre pentru a permite interoperabilitatea transfrontalieră, însă autorităţile ar putea valorifica şi extinde aceste cerinţe dacă doresc astfel încât să impună companiilor locale să pună la dispoziţie toate facturile în format electronic şi chiar să le raporteze în timp real.
Deşi termenul de implementare impus de directivă a fost 27 noiembrie 2018, România a publicat abia recent legea care implementează cerinţele directivei; legea 199/2020 privind facturarea electronică în domeniul achiziţiilor publice a intrat în vigoare din 9 octombrie 2020.
Potrivit Comitetului Economic şi Social European, în calitate de susţinător al iniţiativei Comisiei Europene – O agendă digitală pentru Europa - reducerea costurilor de recuperare, de control şi gestionare de către serviciile fiscale reprezintă un obiectiv de modernizare şi de îmbunătăţire a sistemului economic. Reducerea evaziunii fiscale care ar putea rezulta din automatizarea procesului de facturare ar putea disponibiliza unele resurse ale sistemului care să poată fi reinvestite pentru susţinerea activităţilor economice şi productive.
Utilizarea sistemului de e-invoicing va determina câştiguri considerabile în termeni de timp, îmbunătăţirea punctualităţii plăţilor şi reducerea fenomenului facturilor false.
Conform studiilor efectuate pentru Comisia Europeană de un grup de experţi, economiile realizate la emiterea documentului contabil se pot ridica la câţiva euro pentru fiecare factură. Prin transmiterea electronică şi automată a facturilor pot fi realizate economii de până la 60-80 % în raport cu metodele tradiţionale, bazate pe suport de hârtie. În mare, aceasta înseamnă că se pot economisi 1 până la 2 % din costurile administrative. Conform estimărilor principalilor experţi din domeniu, investiţiile într-un proiect de facturare electronică se recuperează după doar şase luni.
Tranzacţii bancare
Disponibilitatea extraselor bancare în format electronic structurat pentru import in ERP asigură un plus de valoare atât din perspectiva acurateţii, evitându-se riscul de eroare manuală atâta timp cât tranzacţiile au fost configurate corect, cât şi din punct de vedere al riscului de fraudă, sistemul semnalând neconcordanţele dintre configurările iniţiale şi tranzacţiile lunare.
În plus, o integrare a ERP-ului cu platformele de online banking va eficientiza atât postarea plăţilor în bancă, cât şi generarea notelor contabile aferente în evidenţele contabile.
Operaţiuni cu numerar
Utilizarea modulului dedicat din ERP pentru întocmirea registrului de casă coroborat cu implementarea în soft a regulilor privind plafonarea operaţiunilor în numerar prevăzute de Legea nr. 70/2015 pentru întărirea disciplinei financiare privind operaţiunile de încasări şi plăţi în numerar şi cu generarea documentelor primare direct din soft, va simplifica atât procesul, cât şi riscurile asociate operaţiunilor în numerar.
Soluţii Business Intelligence şi Business Analytics pentru management
Cu ajutorul soluţiilor de BI şi BA, managementul poate avea acces în timp real la analize standard cum ar fi situaţia vânzărilor, încasărilor, a cash-ului disponibil, venituri vs cheltuieli, analize pe centre de cost şi multe alte informaţii la zi, dar şi analize mai avansate de tip data mining sau big data, esenţiale pentru luarea deciziilor strategice.
Noi în BDO ţinem contabilitatea la zi şi avem acces instant la tot ce ţine de date financiar-contabile, atât sub formă de dashboard-uri, diagrame şi analize comparative, cât şi sub formă brută (tabelară) pentru a putea fi prelucrate de fiecare beneficiar după nevoile proprii.
Situaţia actuală generată de criza sanitară creează contextul potrivit pentru a aduce în prim plan investiţiile în transformarea digitală şi redefinirea proceselor de business, având în vedere şi fenomenul de work from home ce a luat amploare în ultima perioadă.
Există soluţii pe piaţă care utilizează avantajele inteligenţei artificiale (prin Robotic Process Automation, machine learning, etc), depinde de management să identifice cea mai bună soluţie disponibilă în funcţie de specificul business-ului, cât şi de bugetul alocat.
Sunt deja cunoscute si avantajele tehnologiei blockchain ce asigură un registru unificat, transparent şi permanent, oferind încredere şi trasabilitate sporită operaţiunilor efectuate în condiţii de securitate ridicată a datelor, existând deja inovaţii în domenii precum sănătate, bancar sau energetic. Pe termen lung această tehnologie va redesena complet modelele de business actuale.
Alina Constandache s-a alăturat echipei BDO România acum 12 ani iar din 2014 este partener în cadrul departamentului de Accounting din Bucureşti.
Expertiza echipei locale este multidisciplinară, oferind servicii de contabilitate, administrare taxe, expertiză contabilă sau raportări financiare conform cerinţelor de management, membrii echipei având certificări locale precum CECCAR, CCF sau internaţionale precum ACCA.
Accesati https://www.bdo.ro/rethinkpentru a citi opiniile expert ale echipei BDO Romania despre cum regândim ecosistemul de business din Romania.
Advertorialele pe ZF.ro sunt marcate cu (P), Advertorial, Articol cu conţinut publicitar sau Opinia Specialistului.
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
