Societăţile care au valori mobiliare tranzacţionate pe o piaţă reglementată întocmesc situaţii financiare în conformitate cu Standardele Internaţionale de Raportare Financiară (IFRS) şi trebuie să aibă în vedere cerinţa de raportare în format electronic unic european (European Single Electronic Format – ESEF) a cărei implementare a fost amânată cu un an în 2021, intrând în vigoare pentru raportarea exerciţiului financiar început pe 1 ianuarie 2021 sau după această dată. Astfel, conform cadrului normativ european, societăţile individuale care au valori mobiliare tranzacţionate pe o piaţă reglementată trebuie să pregătească în totalitate rapoartele financiare anuale în formatul Extensible Hypertext Markup Language (xHTML).
În plus, societăţile listate care pregătesc situaţii financiare consolidate trebuie să ţină cont de faptul că acestea trebuie să fie marcate utilizând limbajul eXtensible Business Reporting Language (XBRL), conform taxonomiei IFRS – ESEF. În momentul de faţă, companiile sunt obligate să eticheteze doar situaţiile financiare primare, urmând ca după 1 ianuarie 2022 să devină obligatorie şi etichetarea notelor. De asemenea, societăţilor listate care pregătesc situaţii financiare individuale anuale trebuie să întocmească aceste rapoarte în format xHTML, însă fără etichetarea folosind limbajul XBRL în conformitate cu taxonomia IFRS - ESEF.
Unele societăţi au decis să raporteze situaţiile financiare folosind noul format încă din anul anterior (2020), lucru care le-a oferit o mai bună vizibilitatea asupra modului de etichetare XBRL. În prezent, companiile care se pregătesc de întocmirea acestor rapoarte ar trebui să aibă în vedere o serie de erori cu privire la aspectele tehnice sau selectarea etichetelor şi utilizarea acestora, apărute pe parcursul utilizării limbajului şi depistate până în prezent.
Erori tehnice care vizează fişierul de raportare şi distribuţia în interiorul fişierului de raportare
Raportarea în format XBRL presupune generarea a trei fişiere. Acestea se regăsesc în fişierul de raportare comprimat (format tip zip) care ar trebui să aibă o structură standard, permiţând auditorului şi autorităţilor de reglementare să importe fişierul în software-ul folosit pentru analiza ulterioară. Erorile la importarea fişierului pot apărea atunci când anumite dosare din fişierele de raportare lipsesc sau extensiile utilizate sunt incorecte. Acest lucru duce la incapacitatea de a importa fişierul şi la imposibilitatea efectuării verificărilor şi analizării sale ulterioare.
Printre tipurile de erori tehnice întâlnite frecvent se numără şi calculele inconsistente în interiorul fişierului, relaţiile de subordonare între etichete (parent-child relationship) incorect atribuite, utilizarea inconsecventă a etichetelor personalizate (etichete de extensie) sau a celor standard, erori în atribuirea zecimalelor, precum şi folosirea incorectă a semnelor plus/minus atribuite situaţiilor financiare.
Erori care apar în momentul selectării etichetelor şi utilizării acestora
Companiile trebuie să ia în considerare şi potenţialele erori care pot apărea în momentul selectării etichetelor şi utilizării acestora. Una dintre cele mai frecvent întâlnite probleme se referă la alegerea etichetelor care urmează a fi utilizate de companie. Astfel, etichetele selectate pot fi prea generale, fără a reflecta în mod adecvat natura contabilă aferentă liniei situaţiei financiare, sau prea specifice, fără a reflecta în întregime natura elementului financiar. Unele companii aleg să creeze etichete personalizate (etichete de extensie) în loc să utilizeze etichete din taxonomia ESEF standard. Acest lucru poate fi adecvat în anumite circumstanţe, atunci când vine vorba despre aspecte specifice ale unei industrii, însă în majoritatea cazurilor, taxonomia ESEF conţine deja etichete care sunt potrivite nevoilor companiei. Din experienţă, un raport echilibrat între etichetele standard şi etichetele de extensie ar fi de aproximativ 85-15.
Dacă sunt utilizate etichetele de extensie, este foarte important să existe o ancoră adecvată pentru fiecare dintre etichete, fie una având o arie de acoperire mai redusă, fie una mai generală. În această situaţie, problema cea mai frecventă este atribuirea unei ancore prea generale care nu reflectă în mod corespunzător natura contabilă a elementului căruia îi este ataşată.
De asemenea, o atenţie sporită trebuie acordată şi semnelor plus/minus atribuite elementelor din situaţiile financiare, deoarece această eroare, cel mai probabil, va conduce la denaturări semnificative. Un aspect important de menţionat este faptul că unele etichete pot avea semne diferite în funcţie de specificul liniei din situaţiile financiare ale companiei, cum ar fi „ProfitLossFromOperatingActivities” sau „OtherGainsLosses”.
Pentru a minimiza şansele de apariţie a acestor erori, fie că sunt tehnice, fie că apar în momentul selectării etichetelor şi utilizării acestora, companiile sunt încurajate să înceapă pregătirea procesului de raportare ESEF din timp. Societatea are posibilitatea să achiziţioneze o soluţie software şi să realizeze etichetarea intern sau poate apela la externalizarea acestui proces. Oricare ar fi decizia în această privinţă, societatea trebuie să ia în calcul realizarea unui pas premergător raportării aferente perioadei curente, şi anume etichetarea situaţiilor financiare aferente anului financiar anterior (2020). Astfel, compania are timp suficient pentru a rezolva orice erori tehnice sau de etichetare care pot apărea. Ulterior, etichetarea situaţiilor financiare pentru perioada curentă (pentru anul financiar început la 1 ianuarie 2021 sau după această dată) va fi efectuată mult mai rapid.
Amânarea sau nerealizarea etichetării din timp pe baza situaţiilor financiare din anul precedent poate duce la o întârziere considerabilă a raportării financiare anuale. Pentru a evita apariţia întârzierilor în ultimul moment, o bună practică este, pe lângă etichetarea din timp a situaţiilor financiare aferente anului precedent, stabilirea unei comunicări adecvate între toţi participanţii la acest proces, respectiv societatea, furnizorul de software, consultantul extern şi auditorul companiei.
Corin Dimitriu, Partener Audit, şi Ana Gagauz, Senior Consultant Audit, Deloitte România
