Opinii

Alexandru Ene-Dragan, Oana Piticas (Noerr) şi Gabriel Zgunea: Frauda în corporaţii, un cost operaţional?

Alexandru Ene-Dragan, Oana Piticas (Noerr) şi Gabriel...
09.11.2021, 13:53 143

Ca specialişti în conformitate şi în prevenirea fraudelor interne, care asistă zi de zi la dificultăţile întâmpinate de clienţii noştri cu frauda din corporaţii, i-am încurajat mereu pe aceştia să dezvolte şi să menţină o cultură de conformitate. I-am sfătuit cu privire la beneficiile unui mediu de lucru în care domneşte conformitatea şi ale unui sistem personalizat de conformitate şi protecţie la risc. Dar, înainte de toate, am încercat să îi învăţăm că frauda internă nu trebuie privită ca un cost operaţional inevitabil.

Cu toate acestea, uitându-ne mai atent la ceea ce până acum a fost prezentat drept un simplu mit, nu putem să nu ne întrebăm dacă, mai ales în anumite culturi, cum este a noastră, frauda nu ar trebui să fie considerată un cost operaţional normal. Chiar dacă pare o afirmaţie extrem de dură, dacă ar fi să luăm în considerare contextul economic şi social al unui stat, am putea ajunge să conştientizăm o realitate dureroasă: în cele mai multe sectoare de activitate, frauda internă este inevitabilă, iar managerii şi acţionarii ajung de foarte multe ori să direcţioneze bugete generoase către măsuri de reacţie, în locul unor strategii de prevenţie. Un factor important care contribuie la acest lucru este sistemul legislativ şi activitatea generală a ministerului public din statul în care compania activează.

Fără a ne dori să punem legiuitorul sau procurorii într-o lumină proastă, am sumarizat mai jos principalele dificultăţi întâmpinate de noi în demersul de a dezvolta şi susţine o organizaţie care respectă rigorile de conformitate:

# 1 Fondurile şi bunurile publice sunt considerate în continuare mai valoroase decât fondurile şi bunurile private

Orice manager sau acţionar care s-a confruntat cel puţin o data cu un caz de fraudă internă, a fost nevoit să analizeze necesitatea sau oportunitatea de a formula o plângere penală împotriva angajatului sau angajaţilor în culpă. De îndată ce a fost sfătuit de către consultanţii săi cu privire la existenţa sau lipsa caracterului penal al fraudei în cauză, acest manager sau acţionar este nevoit să se axeze mai degrabă pe dificultăţile practice care derivă din formularea şi susţinerea unei plângeri penale, şi nu pe aspectele legale. Se va obosi cineva să ia în considerare această plângere? Sunt obligat să formulez o plângere penală ca să protejez compania? Mă pot baza pe faptul că procurorii au fost pregătiţi să înţeleagă diferenţele dintre sectorul public şi cel privat? Costurile aferente acestei plângeri penale vor depăşi prejudiciul pe care l-a suferit compania ca urmare a fraudei cu care mă confrunt? Şi acestea sunt doar câteva dintre întrebările uzuale pe care un manager este forţat să şi le adreseze.

Managerii şi ownerii de business din România cunosc foarte bine reticenţa Ministerului Public de a investi resurse pentru investigarea cazurilor de fraudă internă. Aceştia se tem, şi nu fără motiv, de lipsa de interes, corupţia publică, incompetenţa notorie (mai ales în cazurile în care înţelegerea fraudei interne presupune şi nişte cunoştinţe de drept civil sau comercial), investigaţiile extrem de lungi şi inutile, care generează onorarii avocaţiale plătite inutil.

Drept consecinţă, cele mai multe companii refuză să introducă o plângere penală bine meritată, chiar dacă frauda la care sunt victimă are o natură penală clară şi chiar dacă prejudiciul suferit de companie este unul masiv. Mai mult decât atât, dacă un manager sau un acţionar ar compara această reacţie a Ministerului Public cu aceea în care cel din urmă se confruntă cu, spre exemplu, o suspiciune de evaziune fiscală având un prejudiciu similar, singurul lucru cu care s-ar confrunta ar fi frustrarea aferentă, şi sentimentul de neputinţă. Drept rezultat, cele mai multe companii sunt forţate să renunţe la iluzia ajutorului oferit de autorităţile publice şi ajung să investească sume impresionante de bani în investigaţii de conformitate interne şi proceduri disciplinare. Ceea ce ne aduce la numărul doi din sumarizarea noastră:

#2 Concedierea unui angajat implicat într-un caz de fraudă este mai costisitoare decât oricând

Prin “angajat implicat într-un caz de fraudă” sau, pe scurt, fraudator, ne referim la hoţul obişnuit, angajatul care are o predispoziţie pentru schemele de delapidare sau, generic vorbind, despre acel angajat care, pe căi misterioase, a ajuns să considere că locul de muncă este o oportunitate de a câştiga şi altceva în afara de salariu. Potrivit acestei definiţii, fraudatorul este din păcate o tipologie cu care orice companie ajunge să se întâlnească la un moment dat.

Având această tipologie în minte, să ne imaginăm următorul scenariu: un manager diligent face demersuri serioase pentru a învăţa cum să dezvolte o adevărată cultură de conformitate în organizaţia pe care o conduce; el sau ea a mers atât de departe, încât a alocat un buget mai mult decât generos pentru dezvoltarea unui sistem de protecţie la risc, pregătirea avansată a personalului şi procurarea unor consultanţi sofisticaţi, elemente care ar trebui în mod ideal să conlucreze pentru a crea acea iluzie a unui sistem de conformitate extrem de solid. Dar, aşa cum se întâmplă de obicei, acest manager diligent ajunge la un moment dat să dezvolte suspiciuni serioase cu privire la o schemă de kick-back, un caz de nepotism, de abuz de încredere ori delapidare sau de eludare grosolană a politicilor interne ale companiei. Poate că un angajat puţin mai versat, avansat pe o poziţie de C-Level management, a decis să contracteze firma unui prieten pentru a presta diferite servicii pentru companie, iar aceste servicii ajung brusc să fie tot mai necesare (maşinile companiei au brusc nevoie de reparaţii dese şi frecvente, utilajele companiei se strică într-un ritm halucinant şi au nevoie de tot mai multe piese de schimb etc.). Sau poate că acest angajat avansat pe o poziţie de C-Level management şi-a croit un drum sigur prin sistemul de conformitate al companiei şi a descoperit un mod inventiv de a folosi bunurile companiei în interes personal.

După analizarea atentă a prejudiciului suferit de companie, managerul diligent din scenariul nostru de mai sus începe să se pregătească de o cercetare disciplinară. Dar se confruntă cu cel puţin următoarele probleme:

♦ Un termen de prescripţie de 6 luni pentru aplicarea oricărei sancţiuni disciplinare (inclusiv concedierea angajatului în culpă), deşi acest termen de 6 luni este în mod inexplicabil mult mai scurt decât termenul de prescripţie pentru infracţiunea sau infracţiunile săvârşite de angajat. Orice manager care s-a confruntat vreodată cu un caz de fraudă internă ştie că descoperirea şi documentarea unei fraude durează mult mai mult de 6 luni;

♦ Dacă probele găsite de manager constau în declaraţii date de alţi angajaţi sau martori, aceştia ajung fie să fie mituiţi de fraudator, fie să exprime un real disconfort pentru a declara în scris ceea ce au văzut sau lucrurile la care au asistat;

♦ Ce se întâmplă cu posibilitatea de a formula o plângere penală împotriva angajatului? Ar putea părea o soluţie logică, dar nu este legal să concediezi un angajat doar pentru că ai introdus o plângere penală împotriva acestuia. Deci, chiar dacă managerul ar decide în acest sens, concedierea ar fi o posibilitate doar după nişte ani, atunci când urmărirea penală se finalizează cu trimiterea în judecată a angajatului (plecând de la premisa că vorbim despre o fraudă cu un prejudiciu substanţial şi un procuror cooperant care a înţeles situaţia ingrată în care se găseşte compania).

Având în vedere cele de mai sus, nu este deloc surprinzător că managerii ajung să negocieze un acord de încetare a contractului de muncă, cu plata unor salarii compensatorii generoase, cu un fraudator care, potrivit legii, se dovedeşte a fi imposibil de concediat. De fapt, tot mai multe companii bugetează în avans aceste salarii compensatorii, deoarece, după epuizarea căilor legale disponibile, această soluţie se dovedeşte a fi totuşi cea mai eficientă (şi cea mai ieftină).

Acestea fiind spuse, ne-ar plăcea să concluzionăm într-o notă mai umoristică, menţionând faptul că sistemele de conformitate par tot mai des a fi nişte simple angajamente de conformitate, pe care o companie este forţată să le facă faţă de nişte angajaţi şi funcţionari publici, lipsiţi de conformitate. Şi câtă vreme această responsabilitate nu este împărţită între toţi participanţii şi susţinută în mod temeinic de sistemul judiciar şi legislativ, nu mai putem condamna companiile care consideră că frauda internă este... un cost operaţional substanţial şi inevitabil.

Dra chiar şi aşa, diligenţa unui manager şi calitatea consultanţilor săi joacă un rol deosebit de important în evaluarea acestui cost. Da, anumite fraude interne sunt inevitabile, dar adevărul este că majoritatea pot fi prevăzute şi prevenite. Din această perspectivă, evaluările de risc, adică evaluările complexe menite să identifice vulnerabilităţile operaţionale ale unei companii, şi reacţia rapidă la suspiciunile de fraudă identificate, reprezintă de departe cele mai eficiente modalităţi în lupta împotriva fraudelor interne. Evaluările periodice sunt recomandate, iar cele efectuate ca urmare a unei restructurări spre exemplu, sunt obligatorii.

Nu în ultimul rând, durata medie a unui caz tipic de fraudă este de 14 luni, conform ACFE (Association for Certified Fraud Examiners). În acest sens, chiar dacă anumite fraude nu pot fi prevenite, există o diferenţă fundamentală în ceea ce priveşte prejudiciul cauzat de o fraudă descoperită în faze incipiente, şi una descoperită prea târziu.

 

Material redactat de Alexandru Ene-Dragan (Partner, Head of Compliance & Litigation, Noerr), Oana Piticas (Coordinator White Collar Crime Practice, Noerr), Gabriel Zgunea (CEO, Corporate Intelligence Agency)



 

Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels

AFACERI DE LA ZERO