V-aţi gândit vreodată care este impactul proceselor care implică documente asupra vieţii de zi cu zi? De la documentele lipsă până la greşelile care apar în contractele şi ofertele importante — documentele pot provoca multă suferinţă angajaţilor de birou. Există numeroase probleme ascunse pe care companiile trebuie să le depăşească cu succes. În continuare vă dezvăluim câteva dintre acestea.
1. Angajaţii de birou îşi petrec jumătate din timp cu crearea şi pregătirea documentelor.
Din acest motiv este foarte important să existe un proces eficient de gestionare a documentelor. O mulţime de documente – tipărite, scanate, fişiere PDF – trebuie organizate astfel încât să permită căutarea facilă a textelor şi refolosirea lor.
2. Peste 54% din angajaţii organizaţiilor mari nu au la dispoziţie un editor PDF.
Acest lucru înseamnă că de fiecare dată când trebuie să editeze sau să transforme documente PDF, îşi pierd timpul căutând soluţii pe Internet sau apelând la tot felul de improvizaţii. Poate că de aceea…
3. ...46% din angajaţii de birou întâmpină greutăţi atunci când trebuie să editeze documente PDF.
PDF este un format de document foarte răspândit, aşa că vă puteţi imagina cât timp se pierde cu această activitate de rutină – una care este foarte simplă, dacă avem la îndemână o unealtă de calitate.
4. 77% din angajaţii de birou retastează textele documentelor tipărite de mai multe ori în aceeaşi lună.
Aceasta este, fără îndoială, cea mai contraproductivă şi demotivantă activitate.
5) 4 din 10 angajaţii de birou trebuie să compare textele a două versiuni ale aceluiaşi document.
Modificările faţă de versiunea originală a contractelor, certificatelor, rapoartelor etc. trebuie, în mod normal, urmărite şi verificate. Însă compararea rând cu rând este extrem de obositoare, îndelungată şi susceptibilă la greşeli.
6. Timpul irosit cu problemele legate de documente costă organizaţiile cel puţin 100.000 RON anual.
Aceasta este o dată statistică înfricoşătoare pentru numeroşi manageri şi experţi în achiziţiile IT. O soluţie dovedită prin care se încearcă reducerea costurilor pe termen scurt nu vă va ajuta pe termen lung.
Aceste date statistice arată de ce aplicaţiile de creştere a productivităţii în prelucrarea documentelor precum ABBYY FineReader 14 vă pot uşura viaţa de zi cu zi. Aceasta este o soluţie completă destinată rezolvării unei multitudini de sarcini care implică documente.
- Editor PDF: pentru editare texte şi imagini, combinare şi fracţionare pagini, adăugare comentarii sau creare fişiere PDF din mai multe fişiere – şi multe altele
- Editarea facilă a documentelor scanate şi imaginilor, sau transformarea lor în Word, Excel, PowerPoint, PDF cu posibilitate de căutare sau alte formate.
- Comparare documente: programul evidenţiază diferenţele relevante dintre textul a două versiuni ale aceluiaşi document, chiar dacă au formate diferite (de ex. PDF şi copie scanată).
Descărcaţi versiunea de probă gratuită a FineReader 14 pentru a începe încă de pe acum să vă eficientizaţi activităţile de birou.
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
