Schimbările provocate de criza COVID-19 au obligat multe organizaţii să-şi regândească obiectivele şi să sporească eforturile de transformare digitală, mai ales în ceea ce priveşte zona de Resurse Umane. De altfel, această trecere bruscă la modul de lucru remote a pus şi mai mare presiune pe specialiştii HR care s-au confruntat cu şi mai multe solicitări din partea angajaţilor.
Dacă ţinem cont de faptul că în mod normal peste 70% dintre activităţile departamentului de HR sunt repetitive şi se referă în special la generarea de adeverinţe, înregistrarea concediilor de odihnă sau medicale, transmiterea de informaţii legate de datele angajatului, atunci o soluţie care poate automatiza toate aceste activităţi va creşte cu siguranţă eficienţa la nivelul întregii companii.
“Concret, experienţa pe care am avut-o la un client cu peste 3.500 de angajaţi ne-a arătat ca într-o singură lună se pot automatiza peste 7000 de astfel de activităţi care, în lipsa unei soluţii, ar fi necesitat un efort de cel puţin 350 de ore”, Mihai Gavan, Charisma HCM Global Sales Director, TotalSoft.
Această nevoie a fost identificată de TotalSoft încă de anul trecut, când s-a demarat, de altfel, şi dezvoltarea unei soluţii care să ofere suport din partea departamentului de resurse umane la ore mult mai flexibile. S-a abordat această soluţie în urma analizei tendinţelor globale în materie de comunicare, unde s-a observat un trend foarte clar în rândul oamenilor – acela de a comunica prin mesaje text, fiind de departe cea mai utilizată formă de interacţiune. Aşadar, TotalSoft a decis să ajute angajaţii în acest sens, oferindu-le o formă de suport disponibilă 24/7, pe o platformă digitală familiară lor.
Bună, Timea! Câte zile de concediu mai am anul acesta?
Timea este noua colegă virtuală de la HR care poate ajuta angajaţii să afle imediat şi la orice oră soldul zilelor de concediu, poate trimite imediat pe email diverse adeverinţe şi poate iniţia procedura de solicitare a unui concediu sau raportarea concediului medical către organizaţie.
Timea este chatbot-ul dezvoltat de TotalSoft şi poate rezolva solicitările angajaţilor prin mesaje scrise primite de la angajaţi pe principalele platforme de comunicare Facebook Messenger, Teams, WhatsApp, etc. folosite atât de white collar, cât şi de blue collar.
Cum poţi semna contractele în mai puţin de 3 minute
Semnarea fizică a contractelor poate dura cel puţin trei zile, mai ales dacă se apelează la curieri şi semnatarii sunt din localităţi diferite. Acelaşi blocaj este valabil şi în zona de resurse umane unde semnarea clasică a unui contract de muncă necesită deplasarea candidatului la sediul firmei. Pandemia curentă nu a făcut decât să complice şi mai mult procesul, prin restricţiile de deplasare pe care le impune.
Astfel, TotalSoft a dezvoltat o soluţie de semnătură electronică care porneşte de la nevoile tuturor actorilor implicaţi. Aceasta simplifică întregul proces, care se rezumă la câţiva paşi digitali. De exemplu, în cazul semnării unui contract de muncă, specialistul HR adaugă datele noului contract în Charisma HCM, soluţia software pentru managementul resurselor umane, şi începe fluxul de semnare electronic. Mai departe, aplicaţia transmite pe email, către angajat, documentul electronic rezultat, iar angajatul poate să vizualizeze documentul şi să-l semneze electronic cu o semnătură calificată de la certSIGN, valabilă pe o anumită perioadă de timp.
Odată semnat, contractul este securizat şi nu se mai poate interveni asupra acelei versiuni. Acesta urmează fluxul firesc şi se trimite pe rând, tot electronic, către ceilalţi semnatari legali din organizaţie care pot semna electronic documentul. Părţile sunt notificate de fiecare dată când cineva îl semnează şi la final, fiecare parte primeşte câte un exemplar complet, format care poate fi depus la ITM fără alte intervenţii, semnătura electronică fiind recunoscută de autorităţile statului.
Ce ai de câştigat prin utilizarea semnăturii electronice?
Avantajele majore ale acestei soluţii sunt trasabilitatea, existând o evidenţă clară a momentului semnării documentului de fiecare parte şi a formatului în care a fost semnat documentul, totul în timp real, dar şi siguranţa, mai ales în contextul pandemiei de COVID-19 care necesită interacţiune fizică 0. Să nu uităm de reducerea semnificativă a timpului de semnare care ajunge la doar câteva minute.
În plus, este foarte uşor de utilizat, nefiind necesară utilizarea unui token sau instalarea unor drivere speciale, permiţând semnarea documentelor de oriunde, oricând şi de pe orice dispozitiv (laptop, mobil, tabletă) şi garantând procesarea şi stocarea sigură a datelor şi un grad ridicat de protecţie împotriva atacurilor cibernetice.
Pentru că #nepasă
TotalSoft a lansat de curând o campanie prin care oferă gratuit chatbot-ul Timea clienţilor săi. Acest demers vine în contextul pandemic actual în care protejarea sănătăţii şi siguranţei angajaţilor este principala prioritate a TotalSoft.
Astfel, compania sprijină clienţii în efortul de digitalizare a proceselor de HR şi de a le oferi angajaţilor acestora un mediu sigur şi eficient atunci când lucrează de la distanţă. Soluţiile TotalSoft sprijină mediul de business din România, greu încercat în ultimele luni, prin creşterea productivităţii departamentului de resurse umane şi oferirea de experienţe pozitive angajaţilor.
Pentru alte știri, analize, articole și informații din business în timp real urmărește Ziarul Financiar pe WhatsApp Channels
